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Unterschiede von CRM und ERP einfach erklärt

Viele Unternehmen arbeiten bereits mit einem ERP-System, verzichten aber noch auf ein eigenes CRM-System. Eine dauerhafte Lösung ist das nicht. Was die beiden Systeme unterscheidet, warum Sie ein CRM-System brauchen und was die Vorteile sind, lesen Sie in diesem Artikel.

Unterschied zwischen CRM und ERP: Erklärung

Was ist ein CRM-System? Und was ist ein ERP-System? Beide Systeme basieren auf Datenbanken, in denen Daten kategorisiert und strukturiert abgelegt werden. Fast alle Unternehmen nutzen schon ein ERP-System, und manche nutzen das ERP auch als CRM. Doch ob das sinnvoll ist, was genau hinter den beiden Begriffen steckt und wo die Unterschiede liegen, erfahren Sie hier.

Was bedeutet ERP?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist eine softwarebasierte Lösung, die die unternehmensinternen Prozesse digital abbildet und in ihrem Ablauf digital unterstützt. Damit leistet ERP einen wichtigen Teil für die wirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens. Mithilfe eines ERP …

  • überwachen und messen Sie Daten, Standardprozesse, Informationen und Workflows.
  • bilden Sie Ihre Prozesse funktionsübergreifend ab.
  • machen Sie alle relevanten Daten für spezifische Nutzer*innen verfügbar.
  • optimieren Sie Ihr Unternehmen zukunftsorientiert mit datenbasierten Auswertungen.

Was bedeutet CRM?

CRM steht für Customer Relationship Management. Ein CRM-System bezeichnet eine Plattform, mit der Sie Ihre Kundenbeziehungen bewerten, verbessern und ausbauen. Im Gegensatz zu einem ERP-System organisieren Sie mit einem CRM-System also nicht Ihre internen Abläufe, sondern Prozesse, die den Markt und Ihre Kunden betreffen.

Digitalisieren Sie Ihren Betrieb im Hinblick auf Ihre Kunden und stärken Sie somit Ihre Wirtschaftlichkeit. Aber eine CRM ist mehr als nur ein Hebel für Ihre Kundenbeziehungen, vielmehr …

  • unterstützen Sie das gesamte Spektrum Ihrer Kundenbeziehungen.
  • gewährleisten Sie den Zugriff auf alle Kundendaten.
  • fördern Sie das Zusammenspiel aller Teams und Abteilungen, die Kundenkontakt haben.
  • stärken Sie die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen.
  • entdecken Sie das Potenzial Ihrer Kunden und schöpfen es systematisch aus.

ERP und CRM: CRM-Funktionen

Kundenbeziehungen verbessern mit CRM-Software nach Maß

ERP-System als CRM-Lösung – ist das sinnvoll?

Ohne die Digitalisierung der Unternehmensprozesse kann heutzutage kein Unternehmen mehr den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Marktes gerecht werden. Kaum ein Betrieb kommt daher ohne eine ganzheitliche Software aus, mit der diese Transformation gelingt und nachhaltig implementiert wird.

Mit einem ERP-System digitalisieren Sie Ihr Backoffice – also alles, was Ihre Unternehmensorganisation betrifft, etwa:

  • Finanzen, Buchhaltung und Controlling
  • Material- und Warenwirtschaft
  • Einkauf und Lagermanagement
  • HR und Personal
  • Supply Chain Management

Damit können Sie Ihre:

Produktivität steigern
  • Identifizieren und korrigieren Sie ineffektive Prozesse.
  • Sparen Sie Zeit durch Prozessautomatisierung.
Wirtschaftlichkeit verbessern
  • Optimieren Sie die Ressourcenplanung.
  • Berechnen Sie Kosten effizienter.
Transparenz erhöhen
  • Rufen Sie Unternehmensdaten direkt aus einem zentralen System ab.
  • Analysieren und bewerten Sie die Daten per Knopfdruck.

In vielen Fällen nutzen Unternehmen das ERP-System auch für ihr Customer Relationship Management. Doch irgendwann kommen ERP-Systeme an ihre Grenzen – die Implementierung eines CRM-Systems ist für die zusätzlichen Anforderungen notwendig.

Das bedeutet aber nicht, dass die Systeme getrennt voneinander laufen müssen. Ein CRM-System ergänzt das ERP sinnvoll im Hinblick auf Vertriebsprozesse, aktuelle und potenzielle Kunden sowie Marktanforderungen.

Ob Sie ein ERP- oder ein CRM-System benötigen, hängt von Ihren Zielen ab. Auch in einem ERP-System können Sie Kundendaten einpflegen und verwalten. Es ist aber vor allem dafür geeignet, eigene Prozesse zu kontrollieren, zu optimieren und so den Umsatz zu steigern.

CRM als Ergänzung zum ERP am Beispiel Maschinen- und Anlagenbau

Sie sind im Maschinen- und Anlagenbau tätig? Dann brauchen wir Ihnen nicht erzählen, wie erfolgreich Ihre Branche ist. Kurz gesagt: Als führender Industriezweig in Deutschland ist der Maschinen- und Anlagenbau mittelständisch geprägt, beschäftigungsstark und weltweit anerkannt.

Den Vertrieb digitalisieren – aber wie? CRM als Lösung

Während Sie sich mit einem ERP-System intern organisieren, ist ein CRM-System die Lösung, um Ihren Vertrieb zu digitalisieren. Ohne diese zentrale Plattform zur umfassenden Vernetzung Ihrer Vertriebsaktivitäten verpuffen die Effekte vieler gut gemeinter Optimierungsprojekte.

Der Vertrieb ist die organisatorische Schnittstelle zwischen

  • Kunden
  • Marketing
  • Akquise
  • Consulting
  • Produktion
  • Kundenservice

Das bedeutet: Digitalisieren Sie den Vertrieb, helfen Sie Ihren Mitarbeiter*innen, Aufgaben effizienter und erfolgreicher zu bewältigen.

Wie können Sie CRM im Maschinen- und Anlagebau nutzen?

1 | Nachhaltigen Betriebserfolg sicherstellen durch die Etablierung eines rentablen Vertriebs


Wie messen Sie den Erfolg Ihres Unternehmens?
Am besten an der Rentabilität der akquirierten Aufträge und Projekte. Denn: Die Rentabilität der Vertriebsaktivitäten ist aussagekräftiger für  den Unternehmenserfolg als die etwa Höhe des Umsatzes.

Um ein ergebnisorientiertes Vertriebsmanagement einzuführen und mit passenden CRM-Funktionen zu unterstützen, definieren Sie zunächst die Kriterien zur Analyse von Kunden, Projekten, Produkten und Ressourcen.

ERP und CRM: Kriterien zur Einführung eines rentabilitätsgesteuerten Vertriebs

Identifizieren und priorisieren Sie die Verkaufschancen mit der höchsten Marge z. B. durch die Bewertung von Volumen, Potenzial und Deckungsbeitrag. Sie profitieren von diesen Vorteilen:

  • Zuverlässigere Vertriebsplanung und ertragreichere Vertriebsaktivitäten – durch optimierte Prozesse sowie aussagekräftige Kennzahlen und Reports
  • Höhere Motivation und Eigenverantwortlichkeit der Vertriebler*innen – durch Fokussierung auf das Ergebnis des Unternehmens
  • Förderung des unternehmerischen Denkens und Handelns der Mitarbeiter*innen – durch direkte Beteiligung am Ergebnis
  • Verringerte Projektrisiken – durch Priorisierung der potenziell ertragreichsten Kund*innen und Aufträge

2 | Mehr Tempo im Vertrieb durch die Nutzung eines Maschinen-Konfigurators als Informationsbasis

ERP und CRM: Leistung eines Maschinenkonfigurators als Vermittlungsinstanz zwischen Kundenwünschen und Produktiona

Die Integration eines Maschinen-Konfigurators in das CRM ist in vieler Hinsicht vorteilhaft:

  • Höhere Kundenzufriedenheit: Kund*innen erhalten schnell ein klares Bild von der Maschine mit allen Eigenschaften und Funktionen
  • Kompetenter Vertrieb: Die Vertriebler*innen verfügt über Ingenieurswissen – klar strukturiert, benutzerfreundlich, zum Abruf bereit
  • Beschleunigter Vertrieb: Kundenberatung sowie Konfiguration, Kalkulation und Angebot der Maschine erscheinen als ein verwobener Prozess
  • Erweiterte Verkaufschancen: Das System informiert auch über Cross- und Upselling-Optionen
  • Konsistente Vernetzung: Die bruchlose Verbindung von CRM und Konfigurator verdichtet alle Phasen des Vertriebsprozesses

3 | Kundendaten gewinnbringend nutzen durch die Implementierung von Vorlagen für Besuchsberichte

Das Schreiben von Besuchsberichten ist sicher nicht unbedingt eine Lieblingsbeschäftigung Ihrer Vertriebsmitarbeiter*innen. Durch standardisierte Vorlagen erleichtern die Dokumentation von Kundenbesuchen. Und das bringt handfeste Vorteile:

  • Alle Kundendaten und -informationen griffbereit für alle relevanten Personen
  • Wer mit dem Kunden Kontakt aufnimmt, ist jederzeit auf dem neuesten Stand der Dinge
  • Durch Schnittstellen des CRM-Systems zu anderen Systemen lassen sich die Kundendaten weiter anreichern und die potenzielle Nutzung noch weiter ausdehnen
  • Es entsteht ein detailliertes Kundenbild und Sie verstehen immer besser, wer Ihr Kunde ist
  • Marketing und Vertrieb können proaktiv auf die Kund*innen zugehen und passgenaue Angebote machen

Tipp: Vertrieb strategisch planen

Durch die strukturierte Ablage erkennen Sie schneller aktuelle Trends und können zeitnah reagieren.

4 | Komplexe Kundenservice-Verträge schnell & einfach kalkulieren pder Kundenservice-Vertrag-App

ERP und CRM: Datenquellen für eine Servicevertrag-App

Der Kundenservice spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für einen Lieferanten und auch im Hinblick auf die Pflege und Entwicklung der Kundenbeziehung. Die Abfertigung der passenden Kundenservice-Verträge ist jedoch häufig mühsam und langwierig. Eine CRM-App erleichtert die Abfassung dieser Verträge erheblich:

  • Alle Daten zu den Maschinen-Modellen, Kunden und Services jederzeit griffbereit
  • Schnelle und einfache Zusammenstellung aller Daten und Informationen für den Service-Vertrag
  • Kalkulation der Vertragsleistungen mit wenigen Klicks
  • Transformation der Maschinen-Konfiguration und Service-Kalkulation in ein druckfähiges Dokument
  • Höhere Transparenz von Service-Leistungen, -Preisen und -Margen durch Dokumentation der Erfahrungswerte im CRM

Tipp: Unvorhergesehenes einkalkulieren!

Über Freitextfelder lassen sich auch Abweichungen vom Standard in der App erfassen.

Integrative Lösung: ERP und CRM kombinieren

Für einen langfristigen Erfolg müssen Sie Ihr Unternehmen ganzheitlich verstehen: Und das gilt sowohl für die internen Prozesse wie auch für Ihre Kundenbeziehungen. Deshalb ist ein ERP-System allein keine dauerhafte Lösung für die Digitalisierung Ihres Vertriebs und auch mit Excel ist die komplexe Transformation hin zu einem digitalen Unternehmen inklusive Vertrieb nicht möglich.

Ergänzen Sie Ihr ERP-System um ein CRM-System – oder anders gesagt: Integrieren Sie ein CRM mit Ihrem  bestehenden ERP. Wir empfehlen dabei, Software von nur einem Hersteller zu nutzen. Microsoft bietet dazu eine ganzheitliche Lösung. Die Vorteile:

  • Alles lässt sich nahtlos miteinander vernetzen
  • Ähnliche Begrifflichkeiten
  • Wenige Schnittstellenprobleme

Durch automatisierte Prozesse, vernetzte Aktivitäten, neue Vertriebswege und kundenspezifische Services wird der digitale Vertrieb zu einem Erfolgstreiber in Ihrem Unternehmen. Die Voraussetzung dafür schafft ein CRM-System als zentrale Plattform aller Vertriebsaktivitäten.

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Ihr Ansprechpartner für CRM

Ralf Selzer

Ralf Selzer ist bei ORBIT Ansprechpartner rund um die Themen CRM und Digital Workplace.