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Integrierte Unternehmensplanung. Ein Projektbericht

Moderne Unternehmensplanung = Integrierte Unternehmensplanung! Denn: Die Gesamtplanung führt nur dann zu aussagekräftigen Ergebnissen, wenn die einzelnen Teilpläne nicht mehr isoliert betrachtet werden, sondern im Zusammenhang ihrer Abhängigkeiten – also integriert.

Business-Mensch hinter einer transparenten Wand bearbeitet ein Planungsdiagramm sn

Eine zentrale Rolle im Prozess der Integrierten Unternehmensplanung spielt sowohl die strategische Planung – als Roadmap für die operativen Pläne – wie auch die Vertriebsplanung: Sie stellt die Weichen für weitere Teilplanungen, wie z. B. Produktion, Ressourcen, Einkauf und Marketing. Aber:

  • Warum genau wollen Unternehmen integriert planen?
  • Und wie lässt sich eine Integrierte Planung im Unternehmen implementieren?
  • Welche Tools und Systeme unterstützen die Integrierte Unternehmensplanung optimal?
  • Welche Funktionen haben sich bewährt?
  • Und welcher Aufwand ist mit einem solchen Projekt verbunden?

Berechtigte Fragen! Und hier gibt’s die Antworten: im Projektbericht eines mittelständischen Unternehmens, das die Einführung der Integrierten Planung hinter sich hat und nun von allen Vorteilen profitiert. Spoiler vorab: Es ging alles deutlich schneller als gedacht!

Ausgangssituation: Unternehmensplanung mit Excel

Wie viele Firmen nutzt auch das Beratungsunternehmen Excel für die jährliche Budgetplanung. Dabei plant jede Kostenstelle mit eigenen Excel-Sheets unter anderem

  • den Umsatz: Preise, Mengen etc.
  • das Personal und dessen Auslastung
  • die Fortbildung
  • das Marketing

Schon die Vorbereitung der einzelnen individuellen Excel-Sheets macht viel Arbeit und kostet viel Zeit. Denn um den Ist-Zustand – als Planungsgrundlage – zu erfassen, müssen die aktuellen Kosten und Ressourcen manuell in die Tabellen eingetragen werden.

Wirklich herausfordernd ist der Einsatz von Excel im Hinblick auf die Gesamtplanung – und dies besonders in zweierlei Hinsicht:

  1. Umgang mit unterschiedlichen Versionen: Excel ist ein statisches Tool. Sobald Daten bearbeitet und aktualisiert werden, entstehen neue Versionen der Excel-Sheets. Welche Version ist relevant? Und wenn mehrere Personen an der Planung beteiligt sind – welche Version ist die aktuelle?
  2. Konsolidierung des Einzelpläne: Die Probleme der individuellen Planungstabellen setzen sich fort, wenn die Teilpläne zu einer Gesamtplanung zusammengeführt werden. Denn wie gelangen die jeweils aktuellen Daten aus den Tabellen in die über- oder untergeordneten Sheets oder Reports? Antwort: durch zeitaufwändige und  fehleranfällige manuelle Übertragung!

Wie umständlich die Planungsarbeit mit Excel ist, spiegelt sich nicht zuletzt in der Dauer des Planungsprozesses: Ganze 6 Wochen benötigt das Unternehmen, um die Einzelpläne fertigzustellen und die diversen Pläne in eine Gesamtplanung zu integrieren. Und damit ist noch nicht gesagt, wie viele Arbeitsstunden in dieser Zeitspanne für die Unternehmensplanung erforderlich sind.

Und trotz hohen Aufwands – es bleiben große Defizite

  • Die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Plänen sind nur schwer erkennbar.
  • Die Abstimmung der Pläne im Hinblick auf Ziele, Angebote, Kundenanforderungen, Ressourcen und Projekte ist sehr aufwändig.
  • Eine Gesamtsicht auf das Unternehmen gibt es immer nur als punktuelle Momentaufnahme.
  • Die Dynamik des Geschäftsverlaufs lässt sich nicht abbilden, sondern immer nur im Nachhinein mühsam rekonstruieren – wenn sie eigentlich schon überholt ist.

Ein insgesamt unbefriedigendes Ergebnis – zumal in Zeiten schneller Veränderungen und immer neuer digitaler Möglichkeiten.

Einführung der Integrierten Unternehmensplanung

Die gesamte Jahresplanung vereinfachen, absichern, beschleunigen und dynamisieren – das war der naheliegende Wunsch der Geschäftsführung und aller an der Planung beteiligten Führungskräfte.

Die Lösung: Die Implementierung der integrierten Plattform mit Jedox! Mit dieser Software-Lösung ist der Planungsprozess noch längst kein Kinderspiel – aber alle Aktivitäten rund um die Planung gestalten sich nun einfacher und effizienter:

  • Die Planer*innen sind befreit von lästigen Dateneingaben und -übertragungen.
  • Sie gewinnen Zeit und haben den Kopf frei, um sich auf die eigentlichen Planungsaufgaben zu konzentrieren.
  • Die Einzelpläne sind vernetzt, die Zusammenführung findet automatisch statt.

Und dennoch: Das Optimierungspotenzial, das die Einführung einer leistungsstarken Software-Plattform verspricht, mag groß sein– aber wie genau lässt sich dieses Potenzial im Sinne des Unternehmens aktivieren? Welche Funktionen werden eigentlich benötigt, um den Planungsprozess zu verbessern? Um diese Fragen zu klären, ist eine Bestandsaufnahme des aktuellen Prozesses notwendig und eine Auflistung der Anforderungen aller am Planungsprozess beteiligten Personen.

Und so wurden zu Projektbeginn ausführliche Interviews geführt mit dem Management aller Teams und Abteilungen, also mit dem Vertrieb und dem Consulting, mit Marketing und Finance, mit der Geschäftsführung und HR: Alle Führungskräfte konnten ihre Wünsche äußern, Ideen einbringen und Vorschläge machen.

Dann wurden die Interviews analysiert und die wichtigsten Anforderungen identifiziert. Auf dieser Basis entwickelten die BI-Experten von ORBIT ein neues Konzept für den gesamten Planungsprozess auf der Plattform von Jedox und strukturierten die Neueinführung in 2 Phasen:

Projekt-Phase 1: Bye-bye Excel!

Zunächst wurden die alt-bewährten Excel-Sheets verabschiedet und abgelöst durch Eingabemasken auf der Jedox-Plattform. Im Zuge dieser Übertragung wurden auch die Planungslogiken aus Excel auf die Plattform von Jedox transferiert. Das Ergebnis: In der Unternehmensplanung spielt Excel zukünftig keine Rolle mehr. Alle Planungsaktivitäten finden nun auf der einen zentralen Plattform statt.

Integriert planen – ok! Aber auf Excel verzichten? Niemals!

Auch dafür gibt es eine Lösung. Wir beraten Sie gerne!

Projekt-Phase 2: Die Planungsplattform wird funktionstüchtig!

Zur Optimierung des Planungsprozesses – im Sinne der Integrierten Unternehmensplanung – wurden am Leitfaden der dokumentierten Anforderungen bestimmte Funktionen und Services eingerichtet, wobei jeweils spezifische Komponenten der Jedox-Plattform zum Einsatz kamen.

1 | Planungsgrundlage – auf der Plattform präsent

Als Basis aller Einzelplanungen fungieren die Finanzdaten aus dem ERP-System und die Kundendaten aus dem CRM-System: Diese Ist-Werte werden automatisch aus den Systemen auf die Planungsplattform übertragen.

2 | Sensible Personendaten – auf der Plattform geschützt

Nicht jede*r, die/der mit der Planung befasst ist, soll alle Daten bis ins Detail einsehen dürfen. Im Hinblick auf die Personalkosten gilt dies z. B. für die Gehälter der einzelnen Mitarbeiter*innen. Hier kommt ein Umlageverfahren zum Zuge, das einen Durchschnittswert ermittelt. Dieser Wert erlaubt eine realistische Kostenplanung und verbirgt zugleich die personenbezogenen Daten.

3 | Der Plan der Geschäftsführung – auf der Plattform zum Abgleich parat

Neben den Plänen der einzelnen Teams und Abteilungen erarbeitet die Geschäftsführung einen eigenen Plan für alle Umsatzquellen, Kostenstellen und Portfolio-Elemente – auch unter Berücksichtigung längerfristiger strategischer Ziele. Neben den Ist-Werten aus dem ERP- und CRM-System stellt die Plattform auch diese Planungswerte zum Abgleich bereit.

4 | Versionsmanagement und Genehmigungsprozess – voll integriert

Schluss mit dem Excel-Versionschaos und einer ausufernden Kommunikation im Planungsprozess! Auf der integrierten Planungsplattform werden die diversen Versionen der Pläne datiert und nummeriert abgespeichert. Alle Versionen können jederzeit wieder aufgerufen werden. Zudem erhalten die Pläne einen Status, der über den Grad ihrer Bearbeitung informiert: offen, eingereicht, angenommen oder geschlossen. So lässt sich der Fortschritt der Bearbeitung transparent nachvollziehen.

5 | Zusammenführen der Einzelpläne – auf der Plattform automatisiert

Die Aggregation der Einzelpläne zu einem Gesamtplan ist insofern kein eigener Prozessschritt mehr, als sie mit der Einzelplanung vernetzt ist. Das bedeutet: Änderungen in den Teilplänen fließen direkt in die Gesamtplanung ein. Selbst, wenn die Arbeit an einzelnen Plänen noch nicht abgeschlossen ist, sind die vorläufigen Ergebnisse schon als Teil der Gesamtplanung sichtbar. Umgekehrt informiert der Gesamtplan zuverlässig über den Bearbeitungsstatus der Teilpläne.

6 | Dynamischer Planungsprozess – die Plattform erleichtert rollierende Forecasts

Die Geschäftsplanung sollte nicht hinter der Dynamik des Geschäftsverlaufs zurückbleiben. Deshalb bezieht das Unternehmen nun monatliche Forecasts in die Planung mit ein: Dabei werden die Soll-Werte aus der Jahresplanung mit den jeweils aktuellen Ist-Zahlen abgeglichen und – wenn nötig – angepasst. Die Planungsplattform von Jedox unterstützt dieses Vorgehen durch den monatlichen Import der Ist-Werte aus dem ERP- und CRM-System.

Technische Umsetzung in 4 Wochen

Bei der technischen Einrichtung der Funktionen und Services modifizierten die BI-Experten von ORBIT vorgefertigte Komponenten der Jedox-Plattform. Zu den Entwicklungsschritten gehörte u. a.:

  • die Integration der Daten aus den Vorsystemen: einem Data Warehouse auf Basis von Microsoft SQL Server, Microsoft Navision und Microsoft Dynamics
  • die Datenmodellierung: Aufbereitung und Bereinigung der Daten
  • die Applikationsentwicklung für die Erfassung aller Plandaten
  • die Integration des Berechtigungskonzepts, wobei die Entwickler auf definierte Gruppen im Active Directory zurückgreifen konnten
  • die Einrichtung des Workflow- und Versionsmanagements, die Abbildung des Planungsprozesses mit Bearbeitungsstatus, Versionsdatierung und -nummerierung
  • der Datenexport ins Data Warehouse, damit das Unternehmen für die Datenauswertung und das Reporting weiterhin Microsoft Power BI nutzen kann

Die Entwicklung aller Komponenten dauerte insgesamt 4 Wochen. Erste Ergebnisse gab es bereits nach 14 Tagen, so dass die Key User mit ihren Tests beginnen konnten. Durch das agile Projektmanagement des Entwicklungsprozesses konnten auch kurzfristige Änderungswünsche berücksichtigt werden.

Das neue System der Integrierten Unternehmensplanung wurde dem Management des Kunden in einer 2-stündigen Präsentation vorgestellt. Wie benutzerfreundlich die Planungsplattform ist, zeigte sich bei ihrer Einführung: 2 Trainingssessions à 2 Stunden reichten aus, um alle User in den Planungsprozess und die sichere Handhabung des Systems einzuweisen.

Jetzt macht die Unternehmensplanung mehr Freude als Arbeit!

So einsichtig die theoretischen Vorzüge einer Integrierten Unternehmensplanung sein mögen – die praktischen Vorteile sind noch viel überzeugender, und von ihnen profitiert das Beratungsunternehmen nun in hohem Maße.

Das sagt der CFO: „Die Ist-Zahlen als Basis der Planung stehen zur Verfügung. Ressourcen-, Sales- und  Portfolioplanung, Gewinn- und Verlustrechnung an einer Stelle zusammengefasst. Besser geht´s nicht.“

Mehr Tempo

Ursprünglich dauerte der Planungsprozess 6 Wochen und war mit mühsamer Kleinarbeit verbunden. Jetzt ist die Planung nach 5 Tagen abgeschlossen.

Ein zentrales Tool

Die gesamte Budgetplanung ist in einem zentralen Planungstool revisionssicher verfügbar.

Automatische Synchronisierung

Die Konsolidierung der Planungsergebnisse in einer GuV erfolgt systemgestützt. Der Prozessschritt „Zusammenführung der Einzelpläne“ entfällt weitgehend.

Einfache Zusammenarbeit

Die Abstimmung und Anpassung der Einzelpläne – sowohl untereinander wie auch im Hinblick auf die strategische Gesamtplanung – ist jetzt mühelos möglich.

Rollierendes Forecasting

Entwickelt sich das Geschäft im Jahresverlauf plangemäß oder sind Anpassungen – etwa in der Ressourcenplanung – notwendig? Jetzt gibt es schnellere Handlungsempfehlungen und zeitnahe Reaktionen!

Endlich ein klares Gesamtbild!

Die Planungsplattform vermittelt eine Gesamtsicht auf das Unternehmen. Ihre Nutzung lässt sich zudem leicht ausbauen, wenn weitere Aspekte in die Planung einbezogen werden sollen.

Fazit: Schneller, einfacher, flexibler und zuverlässiger planen!

Die Integrierte Unternehmensplanung bringt jede Menge Vorteile. Und die Einführung der zentralen Planungplattform? Folgt mit ORBIT einem zügigen, kompakt strukturierten Prozess. Dabei werden die Anforderungen aller Personen berücksichtigt, die an der Planung beteiligt sind.

Integierte Planung mit Jedox – mehr Tempo, präzise Analysen, fundierte Erkenntnisse

Wie läuft es bei Ihnen mit der jährlichen Geschäftsplanung? Sind Sie schwer beschäftigt mit manuellen Eingaben, Versionierungen und der Konsolidierung von Einzelplänen?

Für Controlling- und Finanzverantwortliche ist die Jahresplanung oft ein wahrer Kraftakt. Aber: Es geht auch schneller und einfacher. Denn viele Aktivitäten rund um die Planung lassen sich zentralisieren und automatisieren.

Herzliche Einladung zum kostenlosen BI-/BBQ-Event in Köln

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Planungsaufwand verringern und zugleich die Qualität der Planung steigern. Und ein leckeres Essen mit viel Grill-Know-how gibt’s obendrein!

Wann? Donnerstag | 09.03.2023 | 14:00-21:00 Uhr
Wo? Grillschule Santos | Hafenstraße 1-3 | 51063 Köln

Zur Anmeldung

Portrait: Robert Pfahl, Ansprechpartner für Business Intelligence bei ORBIT

Ihr Ansprechpartner für „Business Intelligence“

Robert Pfahl

ORBIT-BI-Experte mit langjähriger Projekt-Erfahrung und klarem Blick für die Prozesse in großen und mittelständischen Unternehmen.