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Change-Management: Verändern auf Augenhöhe

Die Vorstellung, eingespielte Prozesse in einem Unternehmen zu verändern, wirkt oft wie eine Herkulesaufgabe – doch Unternehmen, die sich in den Themen Digitalisierung und flexible Arbeitsweisen gut aufstellen, sichern sich Wettbewerbsvorteile.

Change-Management in IT-Projekten ist wie eine Brücke in eine bessere Zukunft.

Voraussetzung für einen erfolgreichen Wandel ist ein professionelles und individuelles Management der Veränderungen. Mit einer maßgeschneiderten Change-Management-Strategie kommen Ihre Projekte erfolgreicher ins Ziel. Wenn Sie dabei nicht nur technologische Anforderungen berücksichtigen, sondern vor allem frühzeitig die Mitarbeiter*innen miteinbeziehen, schöpfen Sie das Potenzial Ihrer geleisteten Investitionen nachhaltig aus. Denn: Veränderung wird erst wirksam in den Menschen, die neue Arbeitsweisen, IT-Systeme und Strukturen annehmen, nutzen und sich darin Zuhause fühlen.

Was ist Change-Management in der IT?

Veränderungen, wie etwa die Migration zu einer Collaboration-Lösung (z.B. Microsoft 365), bringen Herausforderungen mit sich: Maßnahmen, mit denen Prozesse und Technologie modernisiert werden, kosten zunächst Zeit und weitere Ressourcen. Gerade, wenn Sie Ihr Unternehmen digitalisieren und neue Prozesse implementieren oder bestehende optimieren, ist ein maßgeschneidertes Change-Management der Schlüssel zum Erfolg.

Kurz gesagt:

Das Change-Management in IT-Projekten umfasst alle Maßnahmen und Prozesse, die in diesen dazu beitragen, die Akzeptanz (User-Adoption) zu steigern.

Damit Mitarbeiter*innen von Anfang an offen sind und kein Stress entsteht, der sich auf den Teamzusammenhalt auswirkt, müssen Sie den Wandel gut planen und kommunizieren. Das bedeutet, den Sinn der Veränderung zu vermitteln und auch kritisches Feedback angemessen zu integrieren sowie Mitarbeitende in neuen Prozessen und Anwendungen zu schulen. Change-Management umfasst alle dafür erforderlichen Maßnahmen.

5 Gründe: Warum ist Change-Management in IT-Projekten so wichtig?

1. Produktivität erhalten

Wir alle kennen das „Tal der Tränen“ aus eigener Erfahrung: Leiten wir Veränderungen ein, die wir nicht selbst initiiert haben, bleibt unsere Leistung, manchmal über einen längeren Zeitraum, nicht auf demselben Niveau. Mit gezieltem Change-Management vermindern Sie den Leistungseinbruch und verkürzen die Zeit zur Akzeptanz deutlich.

2. Veränderung gemeinsam gestalten

Veränderte Prozesse betreffen nicht nur die Technologie, sondern vor allem die Menschen, die mit ihr arbeiten. Deshalb sollten Sie ausgewählte Mitarbeiter*innen frühzeitig und angemessen beteiligen. Wichtig: Dafür müssen Sie sich in die Betroffenen hineinversetzen und ihre Bedürfnisse gezielt analysieren. Professionelles Change-Management ist integrierend und achtet darauf, Kolleg*innen individuell und kollektiv zu beteiligen. Dadurch stärken Sie die soziale Verbundenheit und zeigen aktiv, dass Sie die Menschen hinter der täglichen Arbeit wertschätzen. Sie wissen das sicher aus eigener Erfahrung: Mit einem Team, was sich auf Augenhöhe behandelt fühlt, können Sie Berge versetzen.

Doch wie beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen effektiv mit ein?

  • Stellen Sie die Veränderung als gemeinsames Ziel in den Vordergrund und heben Sie hervor, dass Sie als Team den Wandel gestalten.
  • Kommunizieren Sie Veränderungen und Erwartungen transparent!
  • Machen Sie Mit-Gestaltung möglich und heben Sie dies hervor. Ermutigen Sie Kolleg*innen und Teams, die sich ergebenden Chancen zu nutzen.
  • Fördern Sie eine konstruktive Auseinandersetzung und erkennen Sie diese an.
  • Seien Sie ansprechbar und hören Sie zu.

3. Raum für Innovation

Bei einem wirksamen Change-Management wählen Sie gezielt die passenden Formate aus, um einen lebendigen Dialog zu fördern. So geben Sie Wachstumsimpulse, holen Feedback ein und belohnen Mut und Beteiligung. Konkret heißt das:

  • Sorgen Sie für eine angemessene Balance aus Online- und Präsenz-Formaten, die den Dialog anregen – auch außerhalb der jeweiligen Veranstaltung.
  • Stellen Sie Ihre Mitarbeiter*innen und deren Bedürfnisse zentralin den Fokus, z.B. durch Interviews mit Beteiligten oder Nachfragen wie „Wie läuft es denn mit … ?“
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten gezielter Push- und Pull-Kommunikation, z.B. Newslettern, Blogposts, Q&As, Intranetseiten des Projektes oder Gewinnspielen.
  • Erwägen Sie den Einsatz innovativer Formate, wie BarCamps, OpenSpaces, Comunity Talks usw, für eine moderne und Zielgruppen-gerechte Unterehmenskommunikation.
  • Stärken Sie den Teamgeist! Führen Sie Ihr Team zum Erfolg und feiern Sie ihn als Team am Ende des Projektes.

4. Psychologische Sicherheit

Veränderungen können Druck und Stress auslösen. Dieser kann sich auf das psychologische Wohlbefinden und auch auf das Klima im Team auswirken. Durch professionelles Change-Management begegnen Sie typischen Fragen, die sich Menschen bei Veränderungen stellen und lösen Unsicherheiten auf. Dadurch erhöhen Sie die psychologische Sicherheit.

Typische Fragen, die sich Mitarbeitende stellen, sind:

  • Brauche ich zusätzliche Fähigkeiten? Wie erwerbe ich diese?
  • Das bedeutet bestimmt mehr Arbeit für mich, wie bewältige ich diese?
  • Was wird jetzt von mir und meinem Team erwartet?
  • Warum machen wir diese Umstellung, wozu ist das Ganze gut?
  • Was ist drin für mich? Was habe ich davon?
  • Verliere ich meinen Job? Meine lieb gewonnenen Gewohnheiten?
  • Ich fühle mich eh’ schon ein wenig verloren durch dieses Mobile Arbeiten. Wie kann ich meine sozialen Bedürfnisse weiterhin erfüllen?

5. Investitionen sichern

Mit Ihren IT-Projekten führen Sie neue digitale Lösungen ein oder migrieren zu einer besseren IT-System-Alternative. Damit investieren Sie langfristig in Ihr Unternehmen – das Ziel ist eine flexiblere, effizientere und modernere Arbeitsweise. Durch maßgeschneidertes Change-Management erreichen Sie, dass Ihre Mitarbeiter*innen das Neue annehmen und produktiv nutzen. So wird Ihre Investition gesichert.

Projekt- & Change-Management: Von Anfang bis zum Ende

Mit einer ersten Change-Impact-Analyse helfen wir Ihnen, Ihren geplanten Change zu analysieren und herauszufinden, welche Auswirkungen dieser auf Ihr Unternehmen hat.

Im ersten Schritt stellen wir uns mit Ihnen gemeinsam die Fragen:

  1. Was muss geändert werden?
  2. Warum brauchen Sie diesen Wandel? Was ist der Sinn? Welche Ziele wollen Sie erreichen?
  3. Was geschieht, wenn Sie nichts ändern?

Im zweiten Schritt konzentrieren wir uns auf:

  1. Welche Auswirkungen hat der Change auf Ihr Unternehmen: Menschen, Prozesse/Arbeitsweisen, zugehörige IT-Systeme?
  2. Welche Stakeholder sind wie stark betroffen?
  3. Wo findet sich Unterstützung, auf wen müssen Sie besonders achten?

Dies hilft Ihnen nicht nur, die Ziele und Ergebnisse zu verdeutlichen, sondern auch, die Auswirkungen vollständing zu durchdringen. Darauf basierend kann im Anschluss ein erstes Konzept mit einem Maßnahmenplan erarbeitet werden.

Change-Management in IT-Projekten beginnt mit einer passenden Strategie.

Change – und Projektmanagement: Schulter an Schulter und Ent-to-End.

Umstieg auf digitale Lösungen: unser maßgeschneidertes IT-Change-Management

Einen pauschalen Fahrplan für Change-Management gibt es nicht. Das Change-Management-Konzept und die operativen Maßnahmen müssen immer individuell auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten sein. Deshalb beginnt unser Change-Management mit Ihrem Projektstart und richtet sich entlang Ihrer Projekt- und Unternehmensanforderungen aus.

Change-Management: Erst Denken, dann Lenken!

Wir unterstützen Sie bei Ihrem Projekterfolg. Dabei stehen Sie im Vordergrund: Wir handeln bedarfsorientiert, holen regelmäßig Ihr Feedback ein und passen unser weiteres Vorgehen entsprechend an. Ihre Kundenkultur beziehen wir immer mit ein. Das rechnen unsere Kunden uns hoch an.

Change-Impact- & Stakeholder-AnalyseIntegrierter KommunikationsplanTrainings- und Supportbedarfe
Wir identifizieren Betroffene, Beteiligte, Unterstützer*innen, Multiplikatoren und binden diese ein.Change Stories: Wir definieren Zielgruppen, Zeitpunkte, Formate und Botschaften und kommunizieren den Wandel.Für Endnutzer*innen und den User Help Desk entwerfen wir Trainings- und Unterstützungskonzepte und setzen diese um.

 

Wann Sie Change-Management brauchen

Microsoft-365-Projekte, und nicht nur diese, sind in der Regel eine langfristige und nachhaltige Investition. Diese ziel- und mitarbeiterorientiert umzusetzen, erfordert Geschick. Denn mit All-in-one-Lösungen wie Microsoft 365 schaffen Sie ganz neue Infrastrukturen und Arbeitsweisen für erfolgreiches Teamwork. Das neue Arbeiten braucht Zeit und vor allem motivierte Mitarbeiter*innen mit einer akzeptierenden und freudigen Haltung.

Deshalb ist Change-Management für eine Migration in eine Cloud wie Microsoft 365 einer der wichtigsten Faktoren für Erfolg. Nur so erreichen Sie:

  • Die Akzeptanz der Mitarbeiter*innen
  • Eine dauerhaft hohe Produktivität
  • Unterstützung und Mitgestaltung der Menschen in Ihrem Unternehmen
  • Eine gute und transparente Kommunikation
  • Nachhaltig verbesserte Arbeitsweisen

Unser Service für Sie: Microsoft-365-Migration und Change-Management

Hoch wirksames Change-Management braucht hoch kompetente Berater*innen mit Erfahrung und exzellenten Skills. Nicht immer haben Führungskräfte oder Teamleads die nötigen Kenntnisse, Ressourcen und Erfahrungen.

Sie benötigen Hilfe bei Ihrer Umstellung auf Microsoft 365 oder andere Integrationen? Unsere Consultants begleiten Ihre Projekte und nehmen Ihnen die Arbeit ab.

Unsere Checkliste: das bieten wir Ihnen

  1. Kompetenz in ganzheitlichem Change-Management, von Anfang an
  2. Auf Sie und Ihr Projekt maßgeschneidertes Veränderungsmanagement
  3. Einbindung erfolgskritischer Stakeholder auf Augenhöhe
  4. Entwickeln einer konsistenten Story
  5. Modernes, inspirierendes und wirksames Change-Management
  6. Enge Zusammenarbeit mit ihrer Kommunikationsabteilung
  7. Messung des Erfolgs der Change-Management-Maßnahmen

 

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Oliver Kretzschmar

Unser Spezialist für Modern Collaboration

Oliver Kretzschmar

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht große Flexibilität. Teamarbeit ist nunmehr remote oder hybrid möglich. Dafür braucht es die richtigen Tools und eine Kultur der Kollaboration.