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< Beitrag von Kamal Jabbary

Digital Workplace – Chancen und Grenzen

Technologische Innovationen in Zeiten der Digitalisierung bieten neue Chancen, markieren aber auch Grenzen in der Arbeitswelt – sei es beim täglichen Arbeiten im Homeoffice oder mobil an einem beliebigen Ort. Mehr und mehr Mitarbeiter und Unternehmen vernetzen sich global. Digitalisierung bedeutet virtuelle Verbundenheit trotz physischer Distanz. Doch was macht einen Digital Workplace aus? Wie sehen Mitarbeiter und Unternehmen die Digitalisierung? Und welches technologische Tool verspricht einerseits Erfolge und stärkt andererseits das kollegiale Miteinander?

Voraussetzungen des Digital Workplace

Blick auf den Digital Workplace: Rechner, Schreibblock, Stift, Kaffee
Digitale Technologien sind dann effizient, wenn Arbeitnehmer und Unternehmen Vertrauen und Organisationsfähigkeit in die virtuelle Zusammenarbeit einbringen. @Chalermpon/adobe.stock.com

Wird der Digital Workplace von Unternehmen und Mitarbeitern genutzt, öffnen sich vor Ihnen neue Chancen – ein Pool digitaler Möglichkeiten. Sei es im Homeoffice oder mobilen Arbeitsplatz – Voraussetzungen sind, dass alle Mitarbeiter über das richtige technische Equipment verfügen und Sicherheitsrichtlinien vorhanden sind. Hinzu kommen Richtlinien des Arbeitsvertrags und solche zur Nutzung einer passenden Kollaborations-Software, z. B. in Form einer Governance. Neben der Erstellung einer Governance kann die IT Arbeitsprozesse automatisieren, z. B. mithilfe von Power Automate, einer Office 365-Komponente.

Richtlinien und Automatisierung tragen maßgeblich dazu bei, dass eine leichte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Kunden über Entfernung hinweg möglich ist. Neben den formalen Aspekten, einer positiven Einstellung sowie dem Vertrauen der Mitarbeiter ist eine optimale Einführung für einen funktionierenden Digital Workplace wichtig.

Wahrnehmung der Digitalisierung

Der Digital Workplace wird dank Digitalisierung immer häufiger genutzt. Doch wie wird letztere von Unternehmen wahrgenommen? Laut der Studie „Digitalisierung als Chance oder Risiko für Ihr Unternehmen“ des Statista Research Department empfinden 96% der Unternehmen in Deutschland Digitalisierung als Chance, wohingegen sie von 3% als Risiko angesehen wird. Dies zeigt, dass die meisten Unternehmen der Digitalisierung gegenüber eindeutig positiv eingestellt sind.

Dank der Digitalisierung haben Mitarbeiter die Möglichkeit ihren Arbeitsalltag autonom zu gestalten. Die Folge: die Zufriedenheit und die Produktivität der Mitarbeiter steigen. Zudem lassen sich mithilfe von effizientem Fachwissen ganze Geschäftsmodelle in Unternehmen digitalisieren. Dadurch steigen einerseits die Erfolgschancen auf dem Arbeitsmarkt, andererseits können Unternehmen wachsen.

Digitalisierung in Krisensituationen

Wie sieht es mit Digitalisierung in Krisensituationen aus? Einerseits können Arbeitsprozesse auch in Krisensituationen weiterhin konstruktiv ablaufen – bestenfalls beschleunigt werden – andererseits kann die Arbeitnehmerzahl konstant gehalten werden. Eine weitere positive Wirkung: Funktionen der Kollaboration-Software, wie virtuelles Sehen, Hören und gemeinsames Arbeiten in Echtzeit, vermitteln das Gefühl der Zusammengehörigkeit, was sich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirkt.

Doch inwiefern kann Digitalisierung ein Risiko darstellen? Wenn das Vertrauen zwischen Mitarbeitern sowie einheitliche Richtlinien nicht vorhanden sind oder digitale Technologien anders genutzt werden, als vertraglich vereinbart, haben Unternehmen keinen, ggf. weniger Erfolg als bisher. Demzufolge tragen eine geeignete Kollaborations-Software und der Umgang zwischen Mitarbeitern mit und in ihr dazu bei, ob Digitalisierung als Chance oder Risiko wahrgenommen wird.

Komplexe Kommunikation

Das Zeitalter der Digitalisierung macht virtuelle Vernetzung möglich. Je mehr Mitarbeiter zusammenarbeiten und digitale Technologien nutzen, desto komplexer sind die Kommunikationswege. Dadurch steigt parallel die anfallende Datenmenge. Wollen Unternehmen erfolgreich sein, müssen Prozesse schnell und automatisch ablaufen und leicht verständlich für alle Mitarbeiter aufbereitet sein. Nur so ist eine Kollaboration effektiv. In all der Vielfalt der Kommunikationswege dienen Methoden der Datenanalyse mithilfe von KI und Big Data dazu, Prozesse und Strukturen der Zusammenarbeit zu verbessern. Doch welche Tools bieten flexibel anpassbare Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit, die für die Funktionalität des digitalen Arbeitsplatzes entscheidend sind?

Software von Microsoft für mehr Erfolge

Microsoft, der internationale Softwarehersteller, gehört zu den amerikanischen Big-Five-Unternehmen, mit hohem Markterfolg und Verbreitung seiner digitalen Technologien weltweit, wie z. B. die Plattform Office 365. Entscheiden sich Unternehmen für sie, haben sie die Möglichkeit, ihre Anwendungen, wie E-Mail, Exchange, OneNote und weitere, in Office 365 zu migrieren und somit eine einheitliche Arbeitsplattform zu schaffen.

Im virtuellen Meeting: Hände auf der Tastatur, Monitrt mit den Gesichtern der Teilnehmeinnen und Teilnehmer
Microsoft Teams ist die das meistgenutzte Collaboration-Tool weltweit. @Adrey Popov/adobe.stock.com

Die Kollaborations-Software Microsoft Teams ist in Office 365 integriert und bietet eine Komplett-Lösung für die digitale Zusammenarbeit. Möglich sind Meetings und Live-Events, an denen bis zu 10.000 Teilnehmer virtuell präsent sein oder spontan hinzugefügt werden können – auch über Entfernung hinweg. Über ein Chatfenster lassen sich aufkommende Fragen mit allen Teilnehmern während des Meetings schriftlich klären. Dank der Chat-Funktion und Filesharing per gemeinsamen Bildschirm bleiben alle nahtlos miteinander verbunden − eine Erreichbarkeit zu jeder Zeit, an jedem Ort, durch die ein konstruktiver Prozessablauf im und außerhalb des Unternehmen möglich ist, wie z. B. in agilen und hybriden Projekten.

Bestens eingeführt ist halb gewonnen

Neben der digitalen Basis müssen Mitarbeiter und Unternehmen in sozialer Hinsicht die geeigneten Voraussetzungen mitbringen: eine ausgewogene Work-Life-Balance und Achtsamkeit in der Gestaltung des individuellen Arbeitsplatzes, Doch nicht nur das. Dank gemeinsamem Brainstorming, Team-Kaffee oder einer kurzen Unterhaltung wirkt sich die Zusammenarbeit mit und in Microsoft Teams positiv auf das gemeinsame Arbeitserlebnis und -ergebnis aus. Microsoft Teams wird auch von uns ORBIT-Mitarbeitern genutzt – das Ergebnis sind messbare Erfolge.

Eine gute und durchdachte Einführung sowie das nötige Vertrauen in Microsoft Teams und zwischen den Mitarbeitern sind nötig, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. ORBIT bietet jedem Unternehmen ein Allround-Paket rund um den digital Workplace an – vom individuellen Beratungsangebot bis hin zur Projektdurchführung. Ein besonderer Vorteil: ORBIT hat die 10. Kompetenz in Cloud Productivity erreicht und ist langjähriger Partner von Microsoft. Somit bietet die Zusammenarbeit mit ORBIT Kunden einen Vorteil im doppelten Sinn – sowohl Qualität als auch technische Erfahrung.

Fazit – Start in die virtuelle Realität des Digital Workplace

Arbeiten Mitarbeiter und Unternehmen digital, haben sie die Möglichkeit, zwischen Ort und Zeit frei zu wählen. Somit wächst der Freiraum, die Arbeitsweise und die Nutzung von Kollaboration-Tools individuell zu gestalten. Microsoft bietet hier die digitale Lösung für den Start in eine virtuelle Realität mit Microsoft Teams. Auch wenn User von unterschiedlichen Orten aus über weite Entfernung hinweg kommunizieren, sind sie sich virtuell nah. Besonders hier gilt: Die virtuelle Zusammenarbeit kann nur dann effektiv sein, wenn Digitalität mit Vertrauen und Organisationstalent verbunden ist. Kommt beides zusammen, dann kann Microsoft Teams zum Unternehmenserfolg führen und neue Chancen öffnen. Eine Arbeit in Teams, die Freude bereitet.

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Kategorie: Modern Collaboration | Schlagwörter: , | Kommentare: 0

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