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< Beitrag von Miriam Stuhlmacher

Stop Meeting: Bitte hört auf, mit mir zu reden!

Meetings gehören zu unserem Arbeitsalltag. Sie sind neben E-Mails eine wichtige Form der Kommunikation. Wenn wir Meetings planen und terminieren, versprechen wir uns davon Klarheit, Produktivität, Entscheidungen und Ergebnisse. Aber hält die neue Meeting-Kultur, was sie verspricht?

Meeting-Kultur
Bernhard Hermant on: https://unsplash.com/search/photos/not-a-meeting

Kernpunkte von New Work sind unter anderem Transparenz und Austausch auf Augenhöhe. Wir sind uns einig, dass Meetings der Kristallisationspunkt unserer Zusammenarbeit sind. Also kommunizieren wir, halten uns im Loop und vereinbaren Besprechungen: Status Meeting, Stand Up, Team Jour Fix, Projektstatus, Abstimmungstermin, Regeltermin, und Follow Up. Ein Auszug der Meetings, die in unterschiedlichen Formen zusammen mit situativ, ungeplanten Zusammenkünften Teil unserer Arbeit sind.

Im Team auf Augenhöhe die Expertisen des Einzelnen zu einem Ganzen entwickeln. Wir nehmen den Schwung der Veränderung auf, testen und nutzen neue Methoden: durchgestylte Besprechungsräume mit Wohnzimmer-Ambiente und eine Menge bunter Post-its. So hangeln wir uns von Meeting zu Meeting, zu Meeting, zu Meeting … Je innovativer, desto näher fühlen wir uns einem gemeinsamen Ergebnis.

Meeting-Kommunikation ist Bestandteil von New Work – aber Eigenständigkeit auch

Fragen, die wir uns dennoch stellen müssen, sind: Stecken wir am Ende des Tages unsere desolate Besprechungskultur in ein buntes Gewand moderner Technologien? Sind wir mit neuen Methoden und Technologien wirklich ergebnisorientierter?

Selbstkritisch betrachtet, kommen wir zu einem ernüchternden Ergebnis. Die Realität liegt doch häufig irgendwo zwischen der „Es-ist-zwar-schon-alles-gesagt-aber-nicht-von-jedem“-Telefonkonferenz und dem Gebäudeplan zum „effizienten Raumwechsel beim Meeting-Tourismus“.

Wir finden uns schnell in der altbekannten, grauen Besprechungskultur wieder. Ja, wir beschriften Post-its, hängen Kanban Boards auf oder nutzen Microsoft Teams. Ergebnisorientierter oder schneller sind wir damit noch nicht. Im Gegenteil! Die Anzahl der Meetings erhöht sich, der Meeting- Tourismus feiert Hochkonjunktur, Diskussionen werden länger und entschieden wird gefühlt nichts.

Neue und etablierte Organisation sind im ständigen Austausch, in ständiger Verbindung. Das ist wichtig, darf aber nicht zulasten unserer Eigenständigkeit oder Selbstverantwortung gehen.

Entscheidend sind die Basics, nicht das Gewand

Liegt der Fokus auf der Umsetzung von Tools, auf dem, was wir greifbar mit New Work verbinden – mit der Arbeitsumgebung, die wir aufbauen wollen? Dann liegt der Fokus überall aber nicht auf dem Ergebnis des Meetings. Keine Armee bunter Post-its dieser Welt kann ein Meeting retten, wenn wir uns vorher keine Agenda überlegt haben. Kein Kanban wird Fortschritte zeigen, wenn wir Verantwortlichkeiten und Zieltermine nicht bei der richtigen Person adressiert haben. Und Telefonkonferenzen werden nicht effektiver, weil jetzt auch ein Bild übertragen wird.

Eine moderne Meeting-Kultur beginnt nicht mit einem bunten Gewand neuer Tools und Methoden. Sie startet mit dem Bewusstsein der eigenen Schwächen und ganz klassischen Dingen wie: einer vorbereiteten Agenda, dem richtigen Adressatenkreis, der Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung, einem Ergebnisfokus und Pünktlichkeit.

Beherrschen wir diese Basics sind dem bunten Gewand keine Grenzen gesetzt.

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Kategorie: Projektmanagement | Schlagwörter: | Kommentare: 0

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