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< Beitrag von Marc Muellenbach

Weg von Groupwise, hin zu Exchange – und ab in die Cloud!

Microsoft Exchange ist in den letzten Jahren zum Marktführer aufgestiegen. Dafür gibt es mehrere Gründe: Exchange bietet jede Menge Kollaborationsmöglichkeiten und integriert sich nahtlos in schon vorhandene Microsoft-Lösungen, wie SharePoint oder Navision. Und schließlich: Die Migration hin zu Microsoft Exchange gestaltet sich einfach und ist weitgehend problemlos möglich.

Außer den schon genannten Gründen gibt es noch weitere Argumente, die für einen Wechsel zu Exchange sprechen. Mit Active Sync können mobile Endgeräte nativ an den Exchange Server angebunden werden. Dieser Vorteil ist nicht zu unterschätzen angesichts der aktuell immer noch wachsenden Bedeutung von Mobilität. Auch das Zurücksetzen von verlorengegangenen oder gestohlenen Mobil-Telefonen ist über die Exchange-Verwaltung möglich. Spam- und Virenfilter sind in Exchange bereits integriert und Microsoft sorgt regelmäßig für Updates.

Exchange versus Groupwise

Microsoft hat sich in den letzten Jahren große Mühe gegeben, die meisten Konkurrenzprodukte von Exchange auf dem Markt zu eliminieren. Trotzdem sind noch immer viele Firmen mit Mailservern anderer Hersteller unterwegs, z. B. mit Novell Groupwise, angebunden an ein Novell eDirectory. Die Marktdominanz von Exchange führt jedoch dazu, dass die Anzahl der Administratoren rapide abnimmt, die mit Groupwise adäquat umgehen können. Für viele Firmen ist auch dies ein triftiger Grund für einen Wechsel zu Microsoft Exchange.

Nutzer von Groupwise müssen sich nach einer Migration natürlich erst mal an den Umgang mit der neuen Anwendung und an das Look & Feel von Outlook gewöhnen. Andererseits kennen viele Outlook bereits aus ihrem privaten Umfeld und außerdem helfen bedarfsorientierte Schulungen, Berührungsängste schnell abzubauen.

Weg von Groupwise hin zu Exchange

Big Bang oder in kleinen Schritten

Die Migration zu Exchange kann, je nach Anzahl der Quell-Mailboxen, als Big-Bang-Migration oder in kleinen Schritten erfolgen. Im Verlauf einer schrittweisen Migration werden Groupwise und Exchange eine gewisse Zeit lang koexistieren.

Bei kleineren Umgebungen bietet sich eine sogenannte Big-Bang-Migration an, bei der alle User auf einmal umgestellt werden. Das ist insofern vorteilhaft, als sich alle User zugleich mit dem neuen Mail-Client auseinandersetzen. Die Kommunikation unter den Nutzern erzeugt eine positive Dynamik – auch im Sinne eines Lerneffektes.

Bei einer Big-Bang-Migration ist erfahrungsgemäß der Support-Aufwand in der 1. Woche nach der Umstellung am größten. Die Administratoren müssen Outlook ausrollen, wobei es auch immer eine kleine Anzahl von PCs oder Laptops gibt, bei denen die Deinstallation des Groupwise Clients oder die Installation des Outlook Clients fehlerhaft verläuft. Parallel dazu müssen die Admins diejenigen Kolleginnen und Kollegen schulen, die noch nie mit einem Outlook Client gearbeitet haben. Ohne einen echten Testlauf muss dies alles in kurzer Zeit geschehen.

Während einer Koexistenz von Groupwise und Exchange verläuft die Migration weicher, da die Umstellung in überschaubaren Chargen ablaufen kann. Die IT lernt die Fallstricke der Rollouts und Umstellungen immer genauer kennen, so dass die Migrationsschritte immer weniger Fehler erzeugen. Die Mitarbeiter können in kleinen Gruppen geschult werden. Dafür dauert die Migration insgesamt einfach länger.

Die Koexistenz-Phase sollte dennoch so kurz wie möglich sein, da die Zusammenarbeit der beiden Systeme nur eingeschränkt funktioniert. Das gilt nicht für die Mail-Kommunikation, die zwischen beiden Systemen problemlos möglich ist. Größere Reibungsflächen gibt es aber bei der Buchung von Ressourcen und beim Erstellen von Terminen. Ein Abgleich der FreeBusy-Informationen ist häufig nicht möglich und scheitert an veralteten Groupwise-System-Versionen. Ein Update der Groupwise-Umgebung zur Herstellung der Kompatibilität kommt in den meisten Fällen aber schon deshalb nicht in Frage, weil das alte System ja abgelöst werden soll.

Wie läuft die Migration aus User-Sicht?

Abgesehen von den Problemen bei der Termin- und Ressourcenbuchung, merken die User nichts von der Migration, die weitgehend im Verborgenen stattfindet. Am Tag der Umstellung bekommt der User seinen Outlook-Client, in dem er alle Mails, Kontakte und Kalendereinträge wiederfindet. Durch den Autodiscover Process von Exchange geschieht die Einrichtung des Outlook Clients vollautomatisch und lässt sich so weit anpassen, dass der User noch nicht einmal das Einrichtungsfenster zu sehen bekommt.

Die Hürden für eine Migration in Richtung Exchange sind also überschaubar. Dies gilt vor allem, wenn man bedenkt: Nach Abschluss der Migration ist das Mail-System zukunftssicher und lässt sich durch viele Schnittstellen einfacher in bestehende und neue Systeme integrieren.

Mit Exchange in die Microsoft Office Cloud

Kann ich nicht einfach einen Exchange Server in mein Rechenzentrum stellen? Natürlich geht das! Microsoft bietet seinen Kunden allerdings auch eine starke, weltweit verfügbare Cloud-Lösung an: Office 365.

Die Migration von einem bestehenden Groupwise-System im lokalen Rechenzentrum direkt in die Office 365 Cloud, zu Exchange Online, ist ohne Umwege möglich, z. B. über einen lokalen Exchange-Server. Hier arbeitet ORBIT mit starken Partnern zusammen, die ohne viel Aufwand von „Groupwise“ nach „Exchange“ übersetzen und nahtlos in die Office Cloud migrieren können.

Warum überhaupt in die Cloud?

Das Arbeiten in der Cloud hat Vorteile aus unterschiedlichen Perspektiven: Die Administratoren werden entlastet, Nutzer können von überall her zugreifen, die Zusammenarbeit wird erleichtert und ein hohes Maß an Sicherheit ist gewährleistet.

Weg von Groupwise hin zu Exchange – und ab in die Cloud!

Administratoren, Nutzer & Geräte

Administratoren, die vielleicht über Jahrzehnte mit Groupwise gearbeitet haben, haben mit Office 365 den Vorteil, dass sie sich über technische Abläufe, Patch-Management und Verfügbarkeit keine Gedanken mehr machen müssen.

Für die Nutzer ist die Verbindung zum Mail-Server vollkommen transparent. Egal, ob sie sich aus der Firma oder vom Homeoffice aus verbinden, die Office Cloud ist überall erreichbar. Das zugreifende Gerät spielt hierbei eine untergeordnete Rolle, weil jedes mobile Endgerät genutzt werden kann, auf das sich eine native Mail-App (Android, iOS, Nokia) oder eine Outlook App installieren lässt.

Zusammenarbeit mit Teams

Darüber hinaus unterstützt die Office 365 Cloud die Kommunikation durch Audio-/Video-Chat-Lösungen und die einfache Zusammenarbeit an Dokumenten, die zur Ansicht freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden können. Microsoft Teams vereint in einer Oberfläche, wofür früher mehrere Programme notwendig waren, angefangen bei File-Servern, SharePoint bis hin zu Telefon-Systemen. Im Hinblick auf die Zusammenarbeit überwindet Teams insofern die Unternehmensgrenzen, als auch Externe eingeladen werden können, um in einem Projekt mitzuarbeiten.

Security Scan & Verschlüsselung

Microsoft übernimmt für Sie auch den Security Scan: Ein- und ausgehende Mails werden auf Spam und Viren geprüft, bevor die Mails Ihr Unternehmen auch nur erreichen. Erst nach positivem Scan wird die Mail zugestellt.

Der Zugriff von Clients in die Office Cloud erfolgt nur verschlüsselt, und speziell der Zugriff auf Exchange Online erfordert eine SSL-Verbindung. Anpassungen an die bestehende Infrastruktur sind in vielen Fällen deshalb nicht nötig. Lediglich die Server von Microsoft müssen erreichbar sein.

Noch unentschlossen?

Probieren Sie Microsoft Office 365 doch einfach mal aus! Wir beraten und unterstützen Sie gerne, und wir sind sicher: Sie werden begeistert sein!

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Kategorie: Unified Communication | Schlagwörter: , , | Kommentare: 0

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