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< Beitrag von Florian Biermaier

So revolutioniert MS Teams die Projektarbeit

Mit Teams bietet Microsoft ein Kommunikations- und Kollaborationstool an, das alle Funktionen und Anforderungen der Modern Work bündelt und dadurch die Zusammenarbeit im Projektteam erleichtert – ja in vielen Fällen überhaupt erst ermöglicht.

Projektarbeit in der „guten alten Zeit“ …

Beginnen wir mit einem kurzen Rückblick bzw. mit einer kleinen Analyse der Ist-Situation. Was bedeutete es in der „guten alten Zeit“ mal eben schnell ein Projekt aufzusetzen und alle Ebenen und Bereiche zu organisieren und aufeinander abzustimmen? Die ehrliche Antwort lautet: Jede Menge Arbeit und viel Unterstützung aus der IT-Abteilung, die mit folgenden Aufgaben gut zu tun hatte:

  • Projekt-Postfach einrichten: Denn die gesamte Mail-Kommunikation soll an einem zentralen Ort für alle Beteiligten zu jeder Zeit einsehbar sein.
  • Projektordner für die Datenablage einrichten: Hier ergibt sich eine weitere Abhängigkeit von der IT-Abteilung, denn diese Projektordner liegen auf Fileservern, die vom IT-Team verwaltet werden.
  • SharePoint-Projektseite anlegen: Die Projektseite wird benötigt, um Projektaufgaben und allgemeine Informationen zu verwalten.
  • Organisation eines Extranets: Sobald Externe mitarbeiten und Daten austauschen wollen, kommen die meisten IT-Abteilungen auf der Suche nach einer Lösung ins Schwitzen. Dies ist meist die Geburtsstunde eines Extranets, häufig auf Basis von SharePoint.

Wenn wir uns allein die Vielfalt von Ablageorten und Zusammenarbeitstools vor Augen halten, wird deutlich: Die Projektbeteiligten sind gezwungen, zwischen einzelnen Bereichen hin- und herzuspringen. Und dabei kommt es zu diversen Medienbrüchen.

Und so viel sei an dieser Stelle schon verraten: Diese Medienbrüche lassen sich mit dem Einsatz von MS Teams vermeiden, denn für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Projektteam sind nur noch 2 Tools notwendig: Teams und Outlook.

… und in der „schönen neuen Welt“

Bevor ich erläutere, welche weiteren guten Gründe für die Projektarbeit mit MS Teams sprechen, noch ein kurzer Blick auf den Projektalltag heute, der mit den Herausforderungen von „New Work“ konfrontiert ist. Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Jederzeit: Projekte werden immer schnelllebiger, deshalb müssen Unternehmen die IT-Infrastruktur für die Zusammenarbeit kurzfristig, schnell und flexibel bereitstellen.
  • Überall: Die Mitglieder der Projektteams arbeiten immer häufiger nicht am gleichen Ort und dennoch müssen die Unternehmen eine enge Zusammenarbeit ermöglichen.
  • Alle Informationen: Jeder Mitarbeiter muss Zugriff auf alle notwendigen Informationen haben. Deshalb müssen sich die Unternehmen so organisieren, dass sie die Bildung von Silos verhindern oder bestehende Silos auflösen.

Alle Informationen für alle Projektbeteiligten überall und zu jeder Zeit – für diese 3 grundlegenden Anforderungen hält MS Teams überzeugende Lösungen bereit.

1. Teams fördert selbstständiges Arbeiten

Projektbeteiligte können sich ohne IT-Unterstützung organisieren, denn der Standard ist so definiert, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ein Team anlegen kann, wenn sie eine Lizenz zugewiesen bekommen haben.

Dennoch behält die IT-Abteilung die volle Kontrolle über sämtliche sicherheitsrelevanten Einstellungen und kann z. B. die Team-Anlage mithilfe einer Sicherheitsgruppe einschränken. Hierbei sollten Sie aber berücksichtigen, dass die Mitarbeiter schnell und möglichst ohne Hilfe der IT-Abteilung agieren möchten. Daher sollte es auf jeden Fall im Unternehmen Power User geben, die ein neues Team anlegen dürfen.

MS Teams: Willkommen

2. Teams schafft Transparenz

In Teams gibt es nur 2 Berechtigungsstufen: Besitzer, die das gesamte Team verwalten, und Mitglieder, die im Team mitarbeiten. Da Sie keine Unter-Berechtigungen auf Channels oder Unterordner vergeben können, gibt es keine Einschränkungen: Jede und jeder sieht alles. Das bedeutet auch: Es gibt keine Informationssilos mehr. Alle Beteiligten können sämtliche Informationen innerhalb ihres Projektteams einsehen und mit diesen Informationen/Daten arbeiten.

Das gilt selbstverständlich auch für Externe (Partner und Kunden). Wenn externe Kollegen zu einem Team eingeladen werden, können sie direkt am Projekt mitarbeiten. Hier empfiehlt es sich, die Vergabe von Berechtigungen beachten.

MS Teams: Dateien

3. Teams ermöglicht Kommunikationsvielfalt

Teams verfügt über eine Oberfläche für Instant Chat, Meetings, Video- und Sprachkonferenzen, die so einfach zu bedienen ist, dass jeder Mitarbeiter schnell damit zurechtkommt. Die Möglichkeit, Inhalte während des Meetings zu teilen und gemeinsam an Protokollen zu arbeiten, erhöht die Funktionalität der Kommunikationsmedien.

MS Teams: Kommunikation

4. Teams integriert vertraute Programme und 3rd Party-Anwendungen

Teams integriert die bekannten Arbeitsprogramme wie Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und Planner. Doch als offenes System lässt sich Teams zugleich nahtlos erweitert durch 3rd-Party-Anwendungen wie z. B. Twitter, Jira, ZenDesk. Außerdem kann Teams über Konnektoren und Bots an Line-of-Business-Anwendungen angebunden werden.

MS Teams: Apps

5. Teams schafft Sicherheit

Alle in Office 365 vorhandenen Sicherheitsfunktionen wie DLP und Information Protection sind in Teams vollständig implementiert. Wer seine Dokumente schützen möchte, kann auf Azure Information Protection zurückgreifen und den Schutz direkt in den Dokumenten integrieren.

Fazit und Ausblick

Auch jenseits der genannte 5 Aspekte hat MS Teams viel zu bieten und wird das zentrale Tool in jedem Office-365-Kollaborationsprojekt werden. Entdecken Sie die Möglichkeiten von Teams und planen Sie den Einsatz systematisch. So schaffen Sie nicht nur die Basis für eine erfolgreiche Teamarbeit, sondern Sie stärken auch die Motivation der Projektteams, denn die Arbeit mit Teams macht einfach Spaß!

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Kategorie: Unified Communication | Schlagwörter: , , | Kommentare: 0

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