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< Beitrag von Jens Zange

Tool-Evaluierung 1: Fettnäpfchen-Finder

Die Erkenntnis „a fool with a tool is still a fool“ ist alles andere als neu. Dennoch: Steht eine Veränderung im Unternehmen bevor, verengt sich der damit verbundene Prozess häufig auf die Suche nach einem geeigneten Tool. Genauer gesagt: nach dem einen Tool, das den Change potenziell am wirkungsvollsten unterstützt. Diese Suche sollte in jedem Fall mit einer gründlichen Tool-Evaluierung verbunden sein.  

Die Kollegen von ORBIT haben in ihren Blog-Beiträgen schon oft darauf hingewiesen, wie dringend die digitale Transformation einen kulturellen Wandel erfordert und welch hohe Priorität die Kommunikation bei jedem Change hat. In diesem Beitrag nehme ich nun bewusst die Position der Tool-Gläubigen ein.

Zu diesen Tool-Gläubigen zählen für mich all jene, die ein Projekt in der festen Überzeugung starten: „Mit dem richtigen Tool können wir die Mitarbeiter zur Einhaltung des neuen Prozesses zwingen.“ Dieses Zitat stammt übrigens aus dem realen Projektalltag und markiert einen Gipfel der Tool-Gläubigkeit, der leider nicht einsam ist.

Tool-Evaluierung mit Google …

Im 1. Schritt sollten Sie sich Zeit nehmen, um die Anforderungen möglichst genau zu klären. Wichtig dabei ist, nicht nur auf die aktuell benötigten Features zu schauen, sondern auch auf die Zukunftsfähigkeit der Anwendung zu achten. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie die Investition in 2 Jahren wiederholen müssen. Neben dem akuten Bedarf  müssen also Informationen aus der Strategie einfließen. Außerdem hilft es, die gerade genutzte Lösung eingehend zu betrachten.

So selbstverständlich dies alles erscheinen mag – oft entscheidet eine kurze oberflächliche Google-Suche über die Erstauswahl der Tool-Anbieter. Wegweisend ist häufig schon der Eindruck, den die Screenshots der ersten Treffer vermitteln.

… oder mit dem Gartner Quadranten?

Eine besondere Spezies von Tool-Gläubigen zieht zusätzlich noch den Gartner Quadranten zu Rate, der eine Expertenmeinung über die potenziell geeigneten Tools vorgaukelt. Mag die Lektüre eines Vergleichstests der Stiftung Warentest für die Auswahl etwa eines Robot-Rasenmähers ausreichen – für die Suche nach der Lösung für ein spezifisches Problem in Ihrem Unternehmen ist die Kenntnis des Gartner Quadranten absolut nicht angemessen oder zielführend.

Gartner nimmt eine Perspektive ein, die sich oftmals nicht im Geringsten mit den tatsächlichen Anforderungen deckt. Es ist mir allerdings schon passiert, dass ich einem Auswahl-Gremium eine passende Lösung vorgestellt habe und diese Lösung nur deshalb verworfen wurde, weil sie im Gartner Quadranten nicht an der passenden Stelle steht.

„I need a Dollar!“

Sollte nach langer Entscheidungsfindung die Auswahl beendet sein, ist eines sofort klar: Ein Tool, das DIE Lösung bietet, ist meist vor allem eines – teuer. Fallstricke sind hier die unterschiedlichen Lizenzkosten. Rechnet sich ein Kauf eher als ein Mietmodell? Lassen wir uns auf Verträge ein, die im 1. Jahr viel rabattieren, aber ab dem 2. und 3. Jahr die vollen Kosten berechnen? Das alles will gut überlegt sein.

Darüber hinaus gibt es noch die 2 Kategorien von Vertrieblern. Die einen bieten einen realen Preis mit etwas Spielraum an. Andere machen den 1. Aufschlag mit Mondpreisen, um später das Gefühl zu vermitteln, unglaubliches Verhandlungsgeschick sei ausschlaggebend gewesen, wenn schließlich nur ein Drittel des Startpreises gezahlt wird. Kaum zu glauben, aber auch diese Taktik zieht bei einigen Verantwortlichen noch immer hervorragend.

Neben den Kosten für die Software entsteht nun Implementierungsaufwand, der meist noch Teil des Angebotes ist. Problematisch wird es speziell dann, eine TCO-Berechnung durchzuführen, wenn eine große Anzahl an Schnittstellen zu anderen Tools benötigt wird. In diesem Fall ist der Pflegeaufwand nur sehr schwer abzuschätzen.

Endlich steht nach allen Überlegungen der Budgetbedarf fest. Nun geht es daran, bei anderen Fachabteilungen um Anteile am Gesamtbudget zu bitten. Die Bitten sind berechtigt, denn schließlich sollen ja auch alle von der neuen Lösung profitieren. Aber schnell muss man ernüchtert feststellen, dass die Kollegen diese Sichtweise nur selten teilen. Am Ende übernimmt meist der Bereich, der alles initiiert hat, das Budget fast exklusiv.

Das subjektive Stimmungsbild

Dieser Faktor hat besondere Relevanz. Denn genau der Fachbereich, dessen Geldbörse für das Projekt herhalten musste, bekommt die Verantwortung aufgebürdet für alle möglichen Probleme. Und da können eine Menge Probleme auftauchen, wie z. B.: Das Tool entspricht plötzlich nicht mehr den Erwartungen. Oder die Kollegen äußern sich kritisch über die neue Lösung. Oder die Kollegen suchen und finden erfolgreich Wege, um die Arbeit mit der neuen Anwendung möglichst zu vermeiden.

Hinzu kommt: Die Geldgeber in der Chef-Etage bewerten die Einführung eines Tools nur dann als Erfolg, wenn vertraute Kollegen in der Mittagspause dem neuen Tool ihren Segen geben oder zumindest nicht allzu viel daran aussetzen. Demgegenüber gilt das reibungslose Funktionieren aller Features oder das Erreichen aller vorher definierten Ziele eher als Selbstverständlichkeit.

Tool-Evaluierung: Hindernisse vorausschauend umschiffen

Alles in allem ist es also ebenso unwahrscheinlich, das geeignete Tool zu finden wie die Genehmigung für das benötigte Budget zu erhalten. Wirklich wahrscheinlich ist nur, dass man nach Projektabschluss, in der Phase der eigenen Erleichterung, vom oberen Management Kritik über die fehlende Akzeptanz zu hören bekommt.

Vorerst keine besonders ermutigende Bilanz, die Fragen aufwirft wie diese: Welche Wege gibt es, die klassischen Fehler weitgehend zu vermeiden? Und wie funktioniert eine erfolgreiche Tool-Evaluierung? Dies erfahren Sie in meinem nächsten Blog-Beitrag.

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Kategorie: ITSM | Schlagwörter: | Kommentare: 0

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