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< Beitrag von Florian Biermaier

Modernes Intranet mit Office 365 SharePoint Hub Sites

Microsoft kündigte bereits Ende 2017 die Microsoft® SharePoint® Hub Sites an. Das lang ersehnte Feature für Office-365-Tenants steht seit Anfang 2018 bereit. Damit lassen sich SharePoint Sites eines Firmenbereichs, Projekts o.ä. in einer gemeinsamen Organisationsstruktur zusammenfassen. Welche Modern Site Templates gibt es? Wie erstellt man eine SharePoint Hub Site? Ein Überblick hilft bei der ersten Orientierung… 

Modern Team Sites

2016 hat Microsoft mit der Modernisierung von SharePoint begonnen. Ziel war es, eine moderne und einfach zu bedienende device-unabhängige Oberfläche zu gestalten. Der 1. Wurf waren die Modern Team Sites, die immer ein fester Bestandteil von Office-365-Groups waren und sind.

Communication Sites

2017 lieferte Microsoft mit den Communication Sites eine Vorlage, um Informationen in ansprechendem Design allen Mitarbeitern weiterzugeben. Umfangreiches Vorwissen ist nicht nötig – die Bedienoberfläche ist einfach gehalten, jeder Arbeitsschritt leicht verständlich.

SharePoint Hub Sites

Anfang 2018 folgte mit SharePoint Hub Sites das bisher fehlende Puzzleteil, um mit SharePoint Modern Sites zeitgemäße, flexible und responsive Intranetlösungen aufzubauen. Über die neuen Hub Sites laufen die Inhalte von vielen Communication Sites und Team Sites zusammen – Grundbausteine für eine übersichtliche, teamorientierte Kommunikationsplattform. Eine neue Site-Vorlage (Site Template) ist nicht nötig – der Tenant- oder SharePoint-Administrator kann jede bestehende Team oder Communication Site in den Hub-Modus schalten. Dazu im Folgenden mehr…

Welche Funktionen bieten Hub Sites?

  • Einheitliches Erscheinungsbild (Theme und Logo)
  • Einheitliche zentral verwaltete Navigation, die auf allen zugewiesenen Seiten angezeigt wird
  • Inhaltsaggregation von Nachrichten, Seiten und Aktivitäten
  • Suchbereich beschränkt auf alle zugeordneten Hub-Seiten

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für Hub Sites?

  • Projekt-Hubs
  • Team-Hubs
  • Nachrichten-Hubs

Was gibt es Wichtiges zu beachten?

  1. Pro Tenant gibt es maximal 100 Hub Sites
  2. Multi-Geo-Funktionalität: Große international agierende Organisationen (ab 2000 Anwendern) steuern über SharePoint, in welcher geografischen Region bestimmte Daten gespeichert werden. Das ermöglicht es, länderspezifischen Regulierungen gerecht zu werden. Eine Seite lässt sich nur einer Hub Site in derselben Region zuordnen.
  3. Welche Inhalte will ich über Hub Sites verbinden?
  4. Wie baue ich die Navigation auf?

Schritt 1: Anlegen einer Hub Site

Hub Sites kann man nur über PowerShell aktivieren. Mit dem folgenden PowerShell-Befehl wird die Seite „Team Hub“ zur Hub-Seite:

Register-SPOHubSite https://xxx.sharepoint.com/sites/TeamHub

Wichtig: Ist die Hub-Seite registriert, kann jeder Besitzer seine Seite einer Hub-Seite zuordnen. Wer das nicht will, beschränkt einfach mit folgendem PowerShell-Befehl das Hinzufügen von Seiten zu einer Hub-Seite auf eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe:

Grant-SPOHubSiteRights -Identity -Principals Gruppenname -Rights Join

Schritt 2: Seiten der Hub Site zuordnen

Im nächsten Schritt werden die vorhandenen Seiten der jeweils gewünschten Hub-Seite zugeordnet. Es gibt folgende Möglichkeiten:

  • Über PowerShell:
    Add-SPOHubSiteAssociation https://xxx.sharepoint.com/sites/Vertrieb -HubSite https://xxx.sharepoint.com/sites/TeamHub
  • Über das UI der Seite:
    Einstellungen WebseiteninformationenZuordnen der Hub-Webseite

 

 

 

Schritt 3: Bearbeiten der Top-Navigationsleiste

Über die Hub-Webseite ist auf allen zugeordneten Seiten die gleiche Top-Navigationsleiste hinterlegt und wird zentral bearbeitet. Mit einem Klick auf Link hinzufügen auf der Hub-Webseite erstellt man einen weiteren Navigationspunkt.

Auch Links zu Seiten mit eingeschränktem Zugriff tauchen in der zentralen Navigationsleiste auf. Klickt ein Mitarbeiter auf einen solchen Link ohne Berechtigung, bekommt er eine „Zugriff-verweigert-Meldung“. Mögliche Lösung: Ein angehängtes Suffix wie „Privat“ oder „Eingeschränkt“ im Titel würde den eingeschränkten Zugriff direkt anzeigen.

Schritt 4: Anpassen des Farbschemas

Ändert man das Aussehen der Hub-Webseite, werden die Farbeinstellungen automatisch auf alle zugeordneten Seiten angewandt. Auf der Hub-Webseite kann man unter Einstellungen → Aussehen ändern das Farbschema der Seite anpassen.

Zusammenfassung

Mit Hub Sites liefert Microsoft die fehlende Komponente, um zukunftssichere Intranetlösungen mit SharePoint aufzubauen. Eine Umstellung für Verantwortliche, die bisher mit klassischen Veröffentlichungstool gearbeitet haben! Klare Vorgaben zum Layout sind hinfällig. Wer eine zeitgemäße und vor allem dynamische Intranetplattform möchte, trifft mit SharePoint Modern Sites eine gute Wahl.

[FB1]

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Kategorie: SharePoint | Schlagwörter: , , , | Kommentare: 0

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