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< Beitrag von Sebastian Römer

Schaffen Sie ein Backup für Office 365

Die Nutzung von Microsoft Office 365 verringert Ihren administrativen Aufwand, ersetzt aber keinesfalls eine eigene Backup-Lösung für Ihre Daten.

Mit dem Umzug Ihrer Unternehmensdaten aus der lokalen Infrastruktur in eine Office-365-Infrastruktur übernimmt Microsoft einen beträchtlichen Teil Ihres administrativen Aufwandes: Denn Microsoft kümmert sich um die Verfügbarkeit und den Support der gebuchten Infrastruktur. So umfassend dieser Service von Microsoft auf den 1. Blick erscheint, so erzeugt er doch ein weitverbreitetes Missverständnis: Viele Nutzer unterliegen dem Irrtum, dass sich Microsoft um alle abgelegten Daten kümmert. Dies ist jedoch nicht der Fall – und diese Tatsache wird von Microsoft auch nicht verschwiegen:

„Mit Office 365 gehören Ihre Daten Ihnen! Sie sind der Besitzer. Sie haben die Kontrolle.“

Durch diese Aussagen stellt Microsoft klar: Die Verantwortung für den Schutz der eigenen Daten liegt weiterhin bei jedem einzelnen Endkunden.

Andererseits wirbt Microsoft offensiv damit, dass durch die Nutzung von Office 365 die Daten geo-redundant vorgehalten werden. Mit dieser Speicherung fängt Microsoft allerdings nur Ausfälle in den Microsoft Rechenzentren ab und erhöht dadurch die Verfügbarkeit der Services auf 99,9 %. Diese hohe Verfügbarkeit ersetzt jedoch keineswegs eine klassische Backup-Lösung, die in jedem Unternehmen nach wie vor notwendig ist.

Kein Backup für Office 365

Die folgenden 3 Szenarien veranschaulichen, vor welchen Risiken sich jedes Unternehmen schützen muss:

1. Löschung – der Klassiker

Ein Mitarbeiter löscht – bewusst oder unbewusst – eine E-Mail und vermisst diese Mail einige Tage später. Kein Problem – durch einen eingebauten Sicherheitsmechanismus kann Microsoft die gelöschte E-Mail rekonstruieren und zwar per Zugriff auf „Wiederherstellbare Elemente“.

Doch was passiert, wenn der Mitarbeiter die gelöschte E-Mail erst nach Monaten vermisst? Dann ist die Mail unter „Wiederherstellbare Elemente“ nicht mehr zu finden, da die maximale Aufbewahrungszeit auf wenige Wochen begrenzt ist. Die E-Mail ist also dauerhaft gelöscht und lässt sich nur durch den Einsatz einer dedizierten Backup-Software wiederherstellen.

Das gleiche gilt für die E-Mails von Mitarbeitern, die aus dem Unternehmen ausscheiden. Auch diese Daten werden nur eine begrenzte Zeit lang durch Microsoft vorgehalten. Welche Daten wie lange gespeichert werden, hat Microsoft in seinen Standardaufbewahrungsrichtlinien festgelegt und dokumentiert.

2. Interne Risiken

Weitere, oft unterschätzte Gefahren kommen aus den Unternehmen selbst. Stellen Sie sich vor, einem Mitarbeiter wird gekündigt, und dieser Mitarbeiter löscht am Tag der schlechten Nachricht alles, worauf er Zugriff hat. Nebenbei bereinigt er auch noch die „Wiederherstellbaren Elemente“ – sehr umständlich – manuell.

Ein ähnliches Risiko erwächst aus einer weniger dramatischen Situation, wenn z. B. eine Fehlkonfiguration erst nach den ersten Datenverlusten bemerkt wird. In beiden Szenarien sind die Daten verloren, wenn das Unternehmen nicht auf eine eigene Backup-Struktur zurückgreifen kann.

3. Cyber-Attacken

Die lokale Infrastruktur der meisten Unternehmen ist mittlerweile geschützt vor Verschlüsselungsviren und externen Angreifern. Doch gilt dies auch für die Office-365-Infrastruktur? Sind Ihre Mitarbeiter wirklich so wach und sensibilisiert, dass ein Klick auf „verdächtige Dateien“ vollkommen ausgeschlossen ist?

Verschlüsselungsviren und auch alle anderen Virenarten sind längst in der Office-365-Welt angekommen. Und hier sind wiederum E-Mails das klassische Einfallstor: Ein Mitarbeiter bekommt eine Mail, die ein nützliches „Plugin“ anpreist. Per Klick auf den Link öffnet der Mitarbeiter eine Anmeldemaske und gewährt dem Plugin den Vollzugriff auf sein eigenes Postfach und alle Postfächer, auf die er selbst zugreifen kann. Damit ist das gesamte Postfach sekundenschnell verschlüsselt. Wie auch in den lokalen Infrastrukturen hilft in einem solchen Fall meist nur die komplett saubere Wiederherstellung der infizierten Bereiche.

Betrachten wir die Summe all dieser Risiken vor dem Hintergrund der geltenden Compliance-Anforderungen und -Vorschriften, wie z. B. Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Daten, der Schutz personenbezogener Daten etc.: Wie ist es angesichts der genannten Gefahren möglich, die Verfügbarkeit dieser sensiblen Daten jederzeit zu gewährleisten? Da hilft nur eine gut durchdachte und zuverlässige Backup-Strategie.

Backup-Lösungsansätze

Nun gibt es 2 strategische Ansätze zum Aufbau einer effektiven Backup-Infrastruktur. Für sich betrachtet ist keine dieser beiden Lösungen besser als die jeweils andere. Maßgeblich für die Wirksamkeit jeder Lösung sind die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens.

1. Backup as a Service

Backup-Infrastrukturen können Sie direkt bei Herstellern buchen, wie z. B. NetApp (NetApp SaaS Backup). Diese Lösungen bieten eine Reihe großer Vorteile:

  • Der Backup-Service wird innerhalb von wenigen Minuten einsatzbereit zur Verfügung gestellt und in der Cloud betrieben.
  • User müssen sich nicht darum kümmern, wie und worauf die Software installiert wird.
  • Der Hersteller übernimmt auch die Pflege der Hard- und Software, die für die Sicherungen verantwortlich sind.

2. Die klassische Software-Lösung

Neben dem Online-Service gibt es die Möglichkeit, die Backup-Infrastruktur durch eine installierbare klassische Software-Lösung abzudecken. Dabei können Nutzer frei entscheiden, ob sie diese Software

  •  lokal auf einem Server oder einer virtuellen Maschine im Rechenzentrum installieren und die Daten zur Ablage in die eigenen 4 Wände holen.
  •  auf einer virtuellen Maschine in der Cloud installieren und die Daten ebenfalls in der Cloud ablegen.

Gehen Sie auch mit Office 365 auf Nummer sicher!

Mit Office 365 erhöhen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Services. Dieser Vorteil ersetzt aber keinesfalls eine eigene Backup-Lösung. Wenn Sie Office 365 einsetzen, müssen Sie sich – ähnlich wie in lokalen Infrastrukturen – um die Verfügbarkeit Ihrer Daten selber kümmern und Datensicherungsmaßnahmen ergreifen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Wünschen Sie sich eine Analyse Ihrer Anforderungen oder Unterstützung bei der Suche nach einer passenden Backup-Lösung? Wir beraten Sie gerne.

Möchten Sie mehr erfahren, über mögliche Backup-Lösungsansätze? Dann nehmen Sie teil an unserem Webinar „Backup für Office 365“

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Kategorie: Cloud | Schlagwörter: , , | Kommentare: 0

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