MS Surface Hub: 4 Schritte in die Cloud

Das MS Surface Hub, das Kollaborationstool von Microsoft, ist funktional aufgebaut und einfach zu nutzen. Auf den mitgelieferten Rollen können Sie es einfach von Raum zu Raum schieben. Bis auf den Stromstecker brauchen Sie sich – WLAN vorausgesetzt – um kein Kabel zu kümmern. Steuern können Sie das Gerät über den touch-fähigen Bildschirm oder über eine Funk-Tastatur, die mit einem Touchpad ausgestattet ist.

Das MS Surface Hub wird auch in der europäischen und der deutschen Office 365 Cloud unterstützt. Hier beschreibe ich die Konfiguration des Surface Hub für die europäische O365 Cloud. Da direktes Plug and Play leider nicht verfügbar ist, müssen Sie als Administrator nämlich ein paar Hürden überwinden. Bevor Sie das Gerät einbinden können, müssen Sie den zugeordneten Account vorbereiten.

Wichtig für die Einrichtung des MS Surface Hub ist die interne und externe Erreichbarkeit der Autodiscover-Einträge für Exchange (autodiscover.domäne.com) und der dazu passenden Autokonfigurationsadressen für Skype (Lyncdiscover.domäne.com). Ohne die geht gar nichts.

Das Betriebssystem des Surface Hub ist Windows 10. Leider kommen Sie nicht so einfach an alle Einstellungen heran. Troubleshooting kann zu einem echten Problem werden. Es gibt zwar die Möglichkeit, einige Logfiles auf einen angeschlossenen USB Stick zu kopieren, aber diese Logs reichen nicht immer aus. Deshalb sind die entsprechenden Autodiscover-Einträge unerlässlich.

Schauen wir uns nun die notwendigen Einstellungen im Exchange-Bereich an. Die Konfiguration erfolgt über die Power Shell. Es muss also erst eine Verbindung zum entsprechenden Verzeichnisdienst hergestellt werden.

Das Surface Hub wird als Raum-System eingerichtet. Es erscheint somit später im Adressbuch als Ressource. Größter Unterschied zu einem „normalen“ Raumpostfach ist der aktivierte User-Account.

Schritt 1: Eine Raum-Mailbox anlegen und anpassen

Die Anlage der neuen Raummailbox erfolgt über diesen Power Shell Befehl:

New-Mailbox -MicrosoftOnlineServicesID SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com -Alias SurfaceHUB -Name "SurfaceHub" -Room -EnableRoomMailboxAccount $true -RoomMailboxPassword (ConvertTo-SecureString -String "SicheresPasswort" -AsPlainText -Force)

Damit haben Sie den Account angelegt und die Mailbox aktiviert. Jetzt passen Sie einige Einstellungen an. Zunächst legen Sie fest, dass eingehende Termine automatisch angenommen werden – es sei denn, es gibt Konflikte, dann werden sie abgelehnt.

Set-CalendarProcessing -Identity 'SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com' -AutomateProcessing AutoAccept -AddOrganizerToSubject $false –AllowConflicts $false –DeleteComments $false -DeleteSubject $false -RemovePrivateProperty $false

Dieser Schalter verhindert, dass in der Buchung der Betreff durch den Namen des buchenden Nutzers ausgetauscht wird, was bei Räumen eigentlich der Standard ist:

-AddOrganizerToSubject

Dann fügen Sie der Antwort auf eine Buchungsanfrage noch eine Information hinzu:

Set-CalendarProcessing -Identity 'SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com' -AddAdditionalResponse $true -AdditionalResponse "This is a Surface Hub room!"

Die Antwort lautet in diesem Fall: “This is a Surface Hub room!“ Grundsätzlich können Sie den Text natürlich frei formulieren.

Schritt 2: Die Active-Sync-Policy vorbereiten und zuweisen

Für die Einrichtung von Surface Hub-Geräten müssen Sie eine eigene Mobile Device Policy definieren. Da das Surface Hub zum Synchronisieren der Mailboxen das Exchange Active Sync nutzt, ist die Einstellung zwingend erforderlich. Das Erstellen der Policy ist ein Einzeiler:

New-MobileDeviceMailboxPolicy -Name SurfaceHubPolicy -PasswordEnabled $false –AllowNonProvisionableDevices $true

Um die Policy anwenden zu können, darf das Postfach keine Raummailbox sein. Das Postfach muss also zunächst in eine normale Usermailbox und dann wieder in eine Raummailbox konvertiert werden. Ein bisschen umständlich, aber schnell gemacht:

Set-Mailbox SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com –Type Regular
Set-CASMailbox SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com -ActiveSyncMailboxPolicy SurfaceHubPolicy
Set-Mailbox -identity SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com -Type Room

Schritt 3: Skype Room Account konfigurieren

Bleibt nur noch der Skype Part. Bevor Sie jedoch mit der Konfiguration des Accounts beginnen können, müssen Sie recherchieren, auf welchem Registrarpool sich der Tenant aktuell befindet. Diese Information erhalten Sie am einfachsten durch eine kurze Abfrage zu einem bestehenden User.

Get-CSOnlineUser testuser|fl registrarpool

Die Antwort könnte so aussehen:

RegistrarPool: sippoolDB42E07.infra.lync.com

Der Registrarpool wird dann in der weiteren Konfiguration benötigt. Diese sieht wie folgt aus:

Enable-CsMeetingRoom -Identity 'SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.de' -RegistrarPool sippoolDB42E07.infra.lync.com -SipAddressType EmailAddress

Das war es dann auch schon mit der Skype-Konfiguration.

Schritt 4: Eine Lizenz zuweisen

Jetzt fehlt dem Account nur noch eine Lizenz. Diese können Sie bequem über die O365 GUI vergeben, das ist einfacher als über die Shell.

Falls Sie die Lizenz über die Shell einstellen wollen, müssen Sie erst klären, welche Lizenzen zur Verfügung stehen und was genau die richtige Schreibweise ist. Der Power Shell Befehl dazu lautet:

Get-MsolAccountSku

Der Output wird so ähnlich aussehen:

Jetzt ist klar, welche Lizenzen zur Verfügung stehen, und diese können entsprechend der Auswahl zugewiesen werden.

Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com -AddLicenses testaccount:O365_BUSINESS_PREMIUM

Microsoft empfiehlt, den Account mit einem nicht ablaufenden Passwort zu versehen. Auch das können Sie über die GUI oder über die Shell erledigen. Über die Shell geht es so:

Set-MsolUser -UserPrincipalName 'SurfaceHub@testaccount.onmicrosoft.com' -PasswordNeverExpires $true

Jetzt ist das MS Surface Hub bereit für das 1. Meeting!