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< Beitrag von Marco Hohrein

SharePoint On-Premises und Office 365 – ein Vergleich

Satya Nadella hat 2014 bei Microsoft die Nachfolge von Steve Ballmer angetreten. Seitdem ist die Devise „Cloud First“ fester Bestandteil der Microsoft-Strategie. Was bedeutet diese Devise für den SharePoint aus der Office 365 Cloud? Und was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen einem SharePoint On-Premises und Office 365?

Funktionen

Hier zeigen sich schon weitreichende Unterschiede zwischen beiden SharePoint-Lösungen. Microsoft veröffentlicht alle Bugfixes und Updates im Hinblick auf Optik und Funktionen immer zuerst in der Cloud. Im Unterschied dazu werden für die On-Premises-Installationen monatlich Cumulative Updates (CU) geliefert. Aber nicht alle Updates aus der Cloud finden ihren Weg in die CUs. Denn manche Funktionen aus dem Office 365 sind in der On-Premises-Version gar nicht vorhanden, wie  z. B. Delve, Sway und MS Teams.

Microsoft erweitert fortwährend die Funktionalität des SharePoint im Office 365, indem neue Apps installiert und immer enger miteinander verzahnt werden. Dabei werden Funktionen nicht auf dem SharePoint bereitgestellt, sondern der SharePoint zieht Daten und Funktionen aus anderen Systemen. Allein MS Teams stellt aktuell über 85 Konnektoren bereit, um Daten unterschiedlicher Herkunft zu nutzen. MS Teams wiederum kann vom SharePoint mit den Modern Teamsites genutzt werden – eine nahtlose Integration von Funktionen und Daten.

Mobilität

Sie möchten den SharePoint aus der Cloud mit mobilen Endgeräten nutzen? Mit der SharePoint-App ist dies kein Problem, da die App für alle gängigen Mobile-Betriebssysteme verfügbar ist. Mithilfe der SharePoint-App lassen sich MS Team-Seiten von unterwegs problemlos auf dem SharePoint ansteuern, um Dokumente zu bearbeiten oder die Suchfunktion zu nutzen. Im Office 365 funktioniert dies „out-of-the-box“. In einer On-Premises-Umgebung muss die Funktionalität erst durch die Administratoren eingerichtet werden.

Administration

Auch im Hinblick auf die Administration unterscheiden sich beide Systeme. Bei der On-Premises-Installation kann der Administrator den gesamten SharePoint Server im Rahmen der Systemparameter verwalten. Dies ist in der Office 365 Variante nur sehr eingeschränkt möglich. Zwar gibt es im Office 365 eine Webseite für administrative Zwecke. Aber diese Webseite stellt nur alle Apps zusammen, um die SharePoint-Umgebung verwalten zu können.

On-Premises ist die Administration ab der Ebene der Webapplikation möglich. Dagegen erlaubt die Cloud-Version die Administration erst ab der Ebene der Webseitensammlung. Denn der Cloud-SharePoint ist nur ein „Mandant“, also einer von vielen Webservern, die von Microsoft in Office 365 verwaltetet werden. Für die Administration über die PowerShell stehen eigene Befehle (cmdlets) zur Verfügung. Diese werden zwar in einer lokalen PowerShell ausgeführt. Aber im Vorfeld hat eine Anmeldung am Office 365 Tenant stattgefunden, und die Befehle werden dort umgesetzt.

Wartung

On-Premises liegt die System-Wartung und -Überwachung sowie das Backup in der Verantwortung des Besitzers. Der Besitzer muss auch für die Kosten aufkommen, die durch Lizenzen und Personal verursacht werden, z. B. für die Planung und Durchführung der Wartung. Je höher das Service-Level-Agreement (SLA) gegenüber den internen Kunden, desto höher der Aufwand, also die Kosten. Die Wartung, Überwachung und das Backup eines Sharepoints auf Office365 gehören zum Service einer Office365 Lizenz, werden also vom jeweiligen Provider übernommen. Über ein entsprechendes SLA garantiert Microsoft eine Verfügbarkeit von 99,9 %.

Darüberhinaus lässt sich schon heute absehen, dass sich die Administration eines Cloud SharePoints wesentlich unterscheidet von der Verwaltung eines On-Premises-SharePoints. In Zukunft werden die Office365 SharePoint-Administratoren immer weniger mit der eigentlichen System-Administration beschäftigt sein, denn die gewährleistet ja der jeweilige Provider. Allerdings wächst der Funktionsumfang, die Menge der Applikationen und die Verflechtungen der einzelnen Systeme ständig. Hier gilt es, den Überblick zu behalten, um für die jeweiligen Anforderungen immer die bestmöglichen Entscheidungen treffen zu können. Deshalb wird sich die Arbeit der Cloud-Administratoren verlagern: Weg von der System-Administration hin zum Aufbau von logischen Strukturen und zur Verwaltung der immer vielfältigeren Cloud-Applikationen.

Anpassungsmöglichkeiten

Office 365 wird als gemanagter Service bereitgestellt. Deshalb sind sowohl die Zugriffe als auch die Anpassungsmöglichkeiten beschränkt. Beispielsweise sehen die optischen und funktionalen Anpassungen einer On-Premises-Team-Site in der Office 365 Variante meist anders aus oder die Nutzung ist nur noch eingeschränkt möglich. Wenn bestimmte Funktionalitäten unabdingbar notwendig sind und sich mit den vorhandenen Mitteln nicht abbilden lassen, bleibt immer noch der Hybridbetrieb der Systeme, also die kombinierte Nutzung eines On-Premises-Sharepoints und eines SharePoints Online.

Für SharePoint Online hat Microsoft im Februar 2017 das SharePoint Framework (SPFx) in der Version 1.0 zur allgemeinen Verfügung freigeben. Somit haben Nutzer die Erlaubnis, SharePoint-Anwendungen für den Browser und Smartphone-Apps zu entwickeln und so den SharePoint Online um notwendige Funktionalionen anzureichern.

Das SPFx hat einige Vorteile gegenüber dem traditionellen Script- oder Add-in-Ansatz. So setzt das Framework nicht auf iFrames auf, sondern nutzt Webframeworks wie Knockout.js, AngularJS oder React und lässt sich mit Werkzeugen wie TypeScript oder Gulp.js bearbeiten. Mit dem SPFx erstellte Webparts können die allseits beliebte JavaScript-Einbettung per Skript-Editor-Webpart auf SharePoint-Seiten ersetzen, die nur verfügbar sind, wenn benutzerdefinierte Skripte nicht in den Administrationseinstellungen gesperrt wurden. SPFx wird stetig weiterentwickelt und steht aktuell nur für SharePoint Online zur Verfügung. Eine Version für On-Premises-Installationen ist jedoch geplant für das kommende „SharePoint 2016 Feature Pack 2“.

Lizenzen

Eine Lizenz für „SharePoint Server 2016“ ist für jede ausgeführte Server-Instanz erforderlich. Zudem benötigt jeder Benutzer, der auf den SharePoint zugreift, eine Zugriffslizenz (Client Access License = CAL). Hier wird noch unterschieden nach Benutzer-Lizenz (User CAL) und Geräte-Lizenz (Device CAL). Außerdem gibt es die CAL noch in 2 unterschiedlichen Versionen, wobei die Enterprise CAL ein Add-On ist und eine Standard CAL voraussetzt.

Die Standard CAL stellt alle Grundfunktionen des SharePoint zur Verfügung. Dazu gehören z. B. Websites, die Community-Plattform, die Inhaltsverwaltung und die Suche. Die SharePoint 2016 Enterprise CAL erlaubt die Nutzung aller Funktionen des SharePoint Servers. Zusätzlich zu den Grundfunktionen stehen die Business Solutions (Access Services und InfoPath Services) zur Verfügung sowie Business Intelligence Funktionen (Visio Services, Excel Services, PerformancePoint Services und Power View).

Office 365 SharePoint Online wird pro Benutzer lizenziert und ist als Abonnement erhältlich. Für SharePoint Online gibt es 2 unterschiedliche Stand-Alone Pläne. Außerdem ist es in vielen Office 365 Plänen wie z.B. Office 365 Business Essentials oder Office 365 Enterprise E3 enthalten. Die vollständige Liste aller Features und Office365 Pläne gibt es von Microsoft hier.

Der Funktionsvergleich von SharePoint On-Premises und SharePoint Online im Überblick

Funktion SharePoint Server 2016 Standard CAL SharePoint Server 2016 Enterprise CAL SharePoint Online Plan 1 SharePoint Online Plan 2
Externe Freigabe + +
Einfache Suche + + + +
Standardsuche + + + +
Unternehmenssuche + +
Inhaltsverwaltung + + + +
Datensatzverwaltung + + + +
eDiscovery, ACM
Excel Services, PowerPivot, PowerView
+ +
Scorecards, Dashboards
Access Services
Visio Services
+ +
Formularbasierte Anwendung
SharePoint 2016-Workflow
+ + + +

Fazit: SharePoint On-Premises und Office 365

Der Vergleich eines On-Premises SharePoints mit Office 365 ist meist schon nach wenigen Tagen veraltet. Denn Microsoft treibt die Entwicklung von Office 365 permanent voran. Neue Patches, Features und Apps werden im laufenden Betrieb eingespielt und stehen den Kunden sofort zur Verfügung.

Ein On-Premises-System profitiert davon, dass die Inhalte der CUs meist schon im Cloud-Betrieb getestet wurden. Die Erfahrung zeigt, dass nicht alle Funktionen aus der Cloud in die On-Premises-Version überführt werden. Da die Systeme in der Cloud mehr und mehr zusammenwachsen, bilden sich Abhängigkeiten. Daher bleiben einige Funktionen „Cloud-Only“.

Welche Funktionalitäten Microsoft dem kürzlich angekündigten „SharePoint 2019“ in der On-Premises-Version spendieren wird, bleibt abzuwarten. Bis dahin werden mit hoher Wahrscheinlichkeit noch einige interessante Neuerungen in der Cloud verfügbar sein.

Microsoft ist bisher der Devise „Cloud First“ konsequent gefolgt. Die verfügbaren Apps und Services wie z. B. SharePoint Online, MS Teams, Sway, Delve und MS Planner bieten sich immer mehr als digitaler Arbeitsplatz mit deutlichem Mehrwert an.

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