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< Beitrag von Dirk Battenfeld

Image und strategische Positionierung von IT-Abteilungen – Gastbeitrag

Im Rahmen der Lehrveranstaltung „Controlling“ haben Studierende des Studiengangs „Betriebswirtschaftslehre – Wirtschaft neu denken“ der Alanus Hochschule für Kunst und Gesellschaft in Alfter bei Bonn IT-Abteilungen in Bezug auf die folgenden Fragen untersucht:

  • Wird die IT-Abteilung als strategischer Partner mit Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesehen? Oder fristet sie ein Dasein als strategisch unbedeutender Dienstleister, der bei fallenden Budgets immer mehr leisten soll?
  • Wird der Unternehmensleitung und anderen Abteilungen deutlich, welche Beiträge die IT-Abteilung für den Gesamtunternehmenserfolg leistet?
  • Besteht wirtschaftliche Transparenz in Bezug auf die IT-Kosten?
  • Wie verläuft die Budgetierung der IT-Kosten? Besteht ein Handlungsspielraum zur strategischen Weiterentwicklung der IT-Abteilung?
  • Welche Maßnahmen können der IT-Abteilung bzw. ihrer Leitung empfohlen werden, um das Image der IT-Abteilung zu verbessern?

Die Studierenden erarbeiteten einen Interviewleitfaden und befragten IT-Leitung und Mitarbeiter von 4 mittelständischen Unternehmen und einer NGO.

Ergebnisse der Ist-Analyse

Als entscheidender Faktor für das Image der IT-Abteilungen stellte sich in vielen Fällen die Persönlichkeit des IT-Leiters heraus.

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Die anhand objektiver Performance-Indikatoren bewertete Leistungsfähigkeit der IT-Abteilung spielte eine untergeordnete Rolle.

Neben der Persönlichkeit des IT-Leiters waren der Kosten- und Wettbewerbsdruck, denen das Unternehmen ausgesetzt ist, mitverantwortlich, wie die Verhandlungen über das Budget der IT-Abteilung ablaufen. In vielen Fällen sind die strategische Leistungsfähigkeit und operative Ist-Leistung von IT-Abteilungen nicht transparent. In der Folge stößt der Ressourcenverbrauch durch die IT-Abteilung im Unternehmen auf wenig Akzeptanz. Viele befragte IT-Abteilungen reagieren auf die schrumpfenden Budgets durch eine Konzentration auf das operative Tagesgeschäft. In der Folge erodiert die strategische Position der IT-Abteilung im Unternehmen immer weiter. Eine charismatische Persönlichkeit des IT-Leiters erweist sich oft als einziger Gegenspieler zu diesem Budgetdruck, so dass der IT-Abteilung ein „auskömmliches Nischendasein“ zugestanden wird. Für eine Positionierung von IT-Abteilungen als strategischer Partner im Gesamtkonzept der Unternehmensstrategie ist dies aber in den meisten Fällen nicht ausreichend.

Maßnahmen zur Verbesserung des Images und der Positionierung von IT-Abteilungen

Maßnahmen zur Verbesserung des Images und der Positionierung von IT-Abteilungen können nur beispielhaft aufgezählt werden, zu unterschiedlich sind die Situationen in den verschiedenen Unternehmen. Welche Maßnahmen im Einzelfall sinnvoll sind, lässt sich nur nach einer individuellen Analyse beurteilen. Die Maßnahmen können aber kategorisiert werden und im Folgenden soll für jede Kategorie exemplarisch eine Maßnahme genannt werden.

Organisatorische Maßnahmen

Die IT-Abteilung kann im Organigramm als Stabsstelle der Geschäftsführung oder auf gleicher Ebene wie andere Hauptleistungsbereiche und damit auf Augenhöhe mit diesen Bereichen eingeordnet werden. Dadurch kann die Kommunikation mit der IT-Abteilung auf dieser Ebene gestärkt werden.

Als IT-Leitung kann über eine Doppelspitze, bestehend aus einer extrovertierten, managementorientierten Persönlichkeit und einer technikorientierten Persönlichkeit mit hoher technischer Fachkompetenz nachgedacht werden.

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Die IT-Abteilung kann in eine strategische und eine operative Gruppe geteilt werden. Die operative Gruppe stellt das Tagesgeschäft sicher, während das strategische Team Kompetenzen für zukünftige Herausforderungen und Investitionen vorantreibt. Diese Maßnahme kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn strategische Themen im Geschäftsmodell des Unternehmens eng mit der IT verknüpft sind (Stichwort: Digitalisierung).

Externe Dienstleister

Durch externe Dienstleister kann sich die IT-Abteilung von Routinetätigkeiten entlasten. Externe Dienstleister können in einer zunehmend komplexeren IT-Landschaft aber auch erforderlich werden, um fehlende Kompetenzen extern einzukaufen. In diesem Fall sollte die IT-Abteilung das Know-how aufbauen, externe Dienstleister auszuwählen, zu steuern und zu koordinieren.

Besteht eine langfristige vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister, können auch die Aufgaben der Koordination und Steuerung extern vergeben werden. Die IT-Abteilung muss sich dann als Koordinator und Ansprechpartner für die Leistungsbereiche im Unternehmen positionieren.

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Dokumentation und wirtschaftliche Transparenz

Um die Leistungen der IT-Abteilung und ihre Wirtschaftlichkeit transparent zu machen, können verschiedene Instrumente eingesetzt werden. Dazu zählen bspw. Leistungskataloge, eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung und Ticketsysteme. Leistungskataloge mit einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung wurden bei den untersuchten Unternehmen kaum eingesetzt. Insbesondere bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung muss der nicht unerhebliche Aufwand dieses Instruments berücksichtigt werden.

Eine Outputmessung durch ein Ticketsystem ist dem gegenüber bei den untersuchten Unternehmen weiter verbreitet. Jedoch wird das Ticketsystem häufig nicht konsequent genutzt.

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Fazit

In einem Fall war die IT-Abteilung im Keller untergebracht und genau so nahmen sich die Mitarbeiter der Abteilung auch wahr und entsprechend war ihr Image. Der erste Schritt zur Veränderung ist, die eigene Lage richtig einzuschätzen. Hier kann ein 360-Grad-Feedback helfen, auf dessen Basis das Ziel der Veränderung definiert werden kann. Um die Veränderung in Gang zu setzen, steht eine Reihe von Instrumenten zur Verfügung. Wie das Praxisprojekt von ORBIT und der Alanus Hochschule zeigte, gibt es keine Einheitslösung für die Wahl der Instrumente, da diese letztlich an den heterogenen Bedürfnissen unterschiedlicher Organisationstypen auszurichten ist.

*Bildnachweis: Zeichnungen von Theresia Wolf, Studentin an der Alanus Hochschule und Mitglied im studentischen Projektteam

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Kategorie: ITSM | Schlagwörter: , | Kommentare: 0

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