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< Beitrag von Patrick Sender

Microsoft Office 365 Planner und Groups

Die Anforderungen an ein agiles und flexibles Projektmanagement- und Planungstool in der Arbeitswelt wachsen stetig. Heutzutage ist es notwendig, besonders schnell zu reagieren und die entsprechenden Informationen zur Hand zu haben. Seit Jahren gibt es komplexe Anwendungen, die sich für ein professionelles Projektmanagement eignen. Es werden Tools benötigt, mit denen die Mitarbeiter schnell und produktiv, ohne lange Einarbeitungszeit, arbeiten können. In diesem Beitrag wird Microsoft Office 365 Planner und Groups als eins der auf dem Markt verfügbaren Tools näher betrachtet.

In der Vergangenheit entprachen die Funktionen der Projektmanagement- und Planungstools nicht immer den Anforderungen der Nutzer: Zum einen waren die Anschaffungs- und Bereitstellungskosten in der Regel recht hoch. Zum anderen waren Administratoren nötig, die die Systeme installierten, konfigurierten und betrieben.

Durch das Web 2.0 haben sich hier mittlerweile etliche Anbieter und Lösungen auf dem Markt etabliert. Und so ist auch Microsoft als Anbieter auf den Plan gekommen: Nachdem Office 365 Planner für die First Release-Teilnehmer bereits seit Oktober 2015 in der Preview zur Verfügung stand, ist die generelle Verfügbarkeit für Office 365-Abonnenten seit Kurzem ausgerollt. Um in den Genuss des Office 365-Dienstes zu kommen, ist eine der folgenden Microsoft Office 365-Lizenzen notwendig:

  • Office 365 Enterprise E1 – E5
  • Office 365 Business Essentials und Premium
  • Office 365 Education

Was ist Microsoft Office 365 Planner und Groups?

Wie der Name es bereits vermuten lässt, handelt es sich um das neue Planungstool von Microsoft Office 365. Office 365 Planner und die bereits existierenden Office 365 Groups bieten sehr gute Synergieeffekte: Die bereits bestehenden Office 365 Groups beinhalten nun auch einen Office 365 Plan oder auch jeder Office 365 Plan eine Office 365 Group. Die Erstellung kann über 2 Wege erfolgen:

Einen Microsoft Office 365 Plan erstellt man wie folgt:

Microsoft Office 365 Planner und Groups – Neuer Plan

Und eine Microsoft Office 365 Group lässt sich analog ebenfalls in sehr wenigen Schritten anlegen:

Microsoft Office 365 Planner und Groups – Gruppen erstellen

Funktionalitäten der Services von Microsoft Office 365 Planner und Groups

Nach dem erfolgreichen Anlegen einer Office 365 Group oder einem Office 365 Plan stehen die folgenden Funktionalitäten der beiden Services zur Verfügung. Groups und Planner teilen sich die folgenden Komponenten. Das bedeutet, dass man aus beiden Services heraus auf die gleichen Inhalte und Informationen zugreifen kann.

  • Unterhaltungen
    Hierbei handelt sich um ein eigenes Postfach für den jeweiligen Plan bzw. die jeweilige Gruppe. Eine transparente Kommunikation wird entsprechend gefördert.
  • Kalender
    Ein separater Kalender für den jeweiligen Plan bzw. die jeweilige Gruppe. Hier lassen sich wunderbar die Termine, Meilensteine, Abwesenheiten usw. eintragen, die für jedes Mitglied verfügbar sind.
  • Dateien
    Eine eigene Dateiablage zum optimalen Austausch von Informationen. Zudem besteht die Möglichkeit, einzelne Dateien mit weiteren Plänen/Gruppen zu teilen.
  • Notizbuch
    Ein separates OneNote-Notizbuch für den jeweiligen Plan bzw. die jeweilige Gruppe. Somit lassen sich Aufzeichnungen, Meeting Minutes usw. erstellen, die sofort allen Mitgliedern zur Verfügung stehen.
  • Mitglieder
    Einfache Verwaltung zum Hinzufügen oder Löschen der Mitglieder.

Zusatzfunktionen von Microsoft Office 365 Plan

Zusätzlich bietet ein Office 365 Plan noch folgende Funktionalitäten:

  • Board
    Die Einstiegsseite mit Übersicht der Buckets und Aufgaben sowie Navigationsmöglichkeiten zu Diagrammen, Notizbuch, Unterhaltungen, Kalender, Mitglieder, Dateien und Möglichkeiten, den Plan zu bearbeiten oder auch zu verlassen. Die Übersicht kann man sich wie folgt vorstellen:

Microsoft Office 365 Planner und Groups – Board

  • Buckets
    Ein Bucket kann man sich als einen Container für bestimmte Aufgaben vorstellen. Innerhalb eines Projektes sind in der Regel unterschiedliche Phasen vorhanden. Die Aufgaben werden den entsprechenden Phasen (Buckets) zugewiesen, so dass man eine strukturierte Übersicht erhalten kann.
  • Aufgaben
    Es besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe separat zu erstellen oder diese direkt einem Bucket zuzuweisen. Zudem lassen sich die Aufgaben per Drag & Drop verschieben. Eine Aufgabe sieht wie folgt aus:

Microsoft Office 365 Planner und Groups – Aufgabe

Connectors in Microsoft Office 365 Groups

Ein Highlight der Office 365 Groups sind zudem die Connectors. Hier steht eine große Auswahl an Konnektoren zur Verfügung, die man mit der Office 365 Group verbinden kann. So kann man zum Beispiel ein GitHub-Repository einbinden und bei definierten Ereignissen werden Nachrichten ans Postfach versendet, so dass alle Mitglieder zeitnah informiert werden.

Microsoft Office 365 Planner und Groups – Kleiner Ausschnitt von Microsoft Office 365 Connectors

Kleiner Ausschnitt von Microsoft Office 365 Connectors

Einsatz-Szenarien von Microsoft Office 365 Planner und Groups

Wo und in welchen Bereichen kann man Office 365 Planner sinnvoll einsetzen? Die Einarbeitungszeit ist aufgrund der intuitiven Oberfläche und der Integration von bekannten Anwendungen, wie z. B. Outlook oder OneNote, sehr gering. Durch die Integration von Groups und Planner werden sehr gute Möglichkeiten geboten, sich innerhalb von Projekten oder auch Teams einfach und schnell auszutauschen. Als Beispiele kann man hier das Aufgabenmanagement oder auch die Projektverwaltung nennen. Die Planung von Kampagnen oder Events wäre ebenfalls ein gutes Beispiel für den Einsatz im Unternehmen.

Fazit – Microsoft Office 365 Planner und Groups überzeugt!

Mit Office 365 Groups und/oder Planner hat Microsoft eine gute Grundlage geschaffen, um sich schnell und effektiv innerhalb von Teams oder Projekten auszutauschen. Die Bereitstellung der oben genannten Funktionalitäten erfolgt quasi ad hoc und es bedarf keiner großen Deployments durch die IT. Zudem wird eine ansprechende und intuitive Oberfläche bereitgestellt, die es z. B. erlaubt, Aufgaben per Drag & Drop zu verschieben oder auch eine graphische Übersicht über die vorhandenen Aufgaben zu liefern.

Der Office 365 Planner überzeugt und wird in Zukunft mit Sicherheit vielen Unternehmen helfen, den Grundstein für ein agiles und flexibles Aufgabenmanagement zu legen.

Microsoft Office 365 Planner und Groups – Übersicht

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Kategorie: SharePoint | Schlagwörter: , , | Kommentare: 0

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