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Office 365-Lizenzen erworben – und nun?

Häufig wird in unseren Kundenprojekten oder Presales-Terminen über Office 365 diskutiert. Mittlerweile gibt es bereits viele Unternehmen, die über Office 365-Lizenzen verfügen, diese aber nicht vollständig nutzen. Von Kunden, die bisher keine Lizenzen erworben haben, hört man immer wieder: „Oh, die Microsoft Cloud – da haben wir derzeit kein Interesse!“ Hier liegt dann auch das Problem – viele Unternehmen wissen gar nicht oder nur teilweise, was Office 365 alles beinhaltet.

Welche Services, welche Anwendungen lassen sich nun mit den schon beschafften Office 365-Lizenzen nutzen?

Überblick Bestandteile der Enterprise-Pläne für Office 365-Lizenzen

Um ein wenig „Licht ins Dunkel“ zu bringen, möchte ich im Folgenden die einzelnen Anwendungen und Services aus Office 365 darstellen (ich werde mich hier auf die Enterprise-Pläne beziehen). Funktionalität, Leistung und Verfügbarkeit variieren anhand der ausgewählten Lizenz. Hier findet sich ein guter Überblick zu den Office 365-Lizenzen.

Zudem wird Office 365 stetig um neue Anwendungen und Services erweitert und kann sofort ohne große Update- und Migrationsroutinen eingesetzt werden.

Microsoft Office

Bestandteil aller E-Pläne ist immer ein Microsoft Office-Paket, wobei es hier Unterschiede in der Bereitstellung gibt: Die Office-Produkte werden entweder als Online-Version oder auch als vollständige Client-Installation bereitgestellt.

Das Office-Paket besteht aus:

  • Microsoft Access
  • Microsoft Excel
  • Microsoft OneNote
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Word

Durch den Erwerb einer Office 365-Lizenz erhält man immer die aktuellste Version der Office-Produkte und kann diese auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer verwenden.

Microsoft OneDrive for Business

Zudem gehört auch ein OneDrive for Business zu jedem Office 365-Plan dazu. Es werden pro Benutzer 1 TB-Speicherplatz zur Verfügung gestellt, um Dateien bis zu 10 GB zu speichern. Eine mobile App ist für die üblichen Hersteller verfügbar. Offline-Zugriff und Desktop-Synchronisierung sowie Schutz vor Datenverlust (DLP) und Informationsschutz (RMS) sind ebenfalls gegeben.

Microsoft Skype for Business

Skype for Business (ehemals Lync) dient dem schnellen Austausch mit Kollegen oder auch Externen mit Hilfe von Messaging, Telefonie und Online-Meetings. Es werden bis zu 250 Teilnehmer pro Meeting unterstützt, wobei nicht jeder Teilnehmer auch über Skype for Business verfügen muss. Das Broadcast-Feature ermöglicht sogar mehr als 10.000 Teilnehmer.

Microsoft Exchange

Mit Microsoft Exchange und Outlook stehen einem E-Mail-Funktionalität, Kalender und eine Aufgabenverwaltung zur Verfügung. E-Mail-Postfächer mit einer Größe von 50 GB und dem Versand von Nachrichten mit 150 MB (wobei hier die Sinnhaftigkeit in Frage gestellt werden sollte) werden unterstützt. Ein webbasierter und mobiler Zugriff über die Outlook-App ist gegeben. Dokumente können direkt nach OneDrive for Business gespeichert werden. In-Place-Archivierung wird ebenfalls zur Verfügung gestellt. Anwendungen, wie z. B. Wunderlist, lassen sich hervorragend integrieren.

Microsoft SharePoint

Der Aufbau eines Intranets, die Bereitstellung von Team-Seiten oder auch Möglichkeiten zum Teilen von Informationen mit Externen lassen sich mit SharePoint umsetzen. Funktionen, wie z. B. Workflows, Versionierung, Enterprise Content Management und vieles mehr lassen sich mit SharePoint realisieren. (Hier gibt es einen passenden Beitrag zu den Unterschieden von SharePoint on-premises und Office 365).

Yammer

Als Enterprise Social Network (ESN) steht Yammer zur Verfügung. Yammer bietet einem Möglichkeiten der Zusammenarbeit und dem Austausch von Informationen im Unternehmen. Über die Funktionen von Yammer als ESN scheiden sich die Geister. Es ist mit Sicherheit noch einiges an Verbesserungspotenzial vorhanden, aber im Vergleich zum SharePoint Newsfeed ist es definitiv vorzuziehen.

Microsoft Planner/Office 365-Groups

Hierbei handelt es sich um eine Verschmelzung von Funktionen und Anwendungen. Wir haben den Office 365-Planner, der aus unterschiedlichen Bestandteilen besteht. Hierzu zählen Office 365-Groups, Boards, OneNote-Notizbuch, Kalender und die Ablagemöglichkeit von Dokumenten. Planner und Office 365-Groups helfen bei der Zusammenarbeit in Teams und/oder Projekten. Es werden schnell die benötigten Ressourcen bereitgestellt und die Anwender können sofort mit der Arbeit beginnen. Die Funktionen und Möglichkeiten sind sehr weitreichend, daher gibt es zu diesem Thema hier einen separaten und detaillierten Blog-Beitrag.

Microsoft Office Delve

Delve soll den Anwendern helfen, die benötigten Informationen schneller und in guter Qualität zu finden. Im Hintergrund ist der Microsoft Office-Graph dafür zuständig, den Anwendern die z. B. zuletzt genutzten Dokumente, Informationen basierend auf dem Suchverhalten oder der Interaktion mit anderen Personen anzuzeigen. Der Anwender soll nicht mehr zwingend nach Informationen suchen, die Informationen sollen dem Anwender nun vorgeschlagen werden. Boards und Favoriten können erstellt werden und erscheinen auf der Startseite. Die Idee überzeugt sehr.

Microsoft Power BI

Man kann sagen, dass Microsoft Power Pivot, Power View, Data Explorer und Geo Flow nun als ein Produkt in Office 365 bereitstellt. Mit Power BI lassen sich die Daten eines Unternehmens visuell darstellen und analysieren. Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert und somit ist man immer auf dem neuesten Stand der Kennzahlen. Nutzen kann man Power BI Desktop, Mobile Apps oder auch die Power BI Gateways. Es werden eine Vielzahl an möglichen Datenquellen unterstützt.

Microsoft Flow und PowerApps

Mit Flow und PowerApps lassen sich Formulare und Prozesse abbilden. Es handelt sich hier um die ersten Versionen und somit ist noch Luft nach oben. Derzeit ist es aber schon einfach, Formulare und Prozesse mit der Integration zu Systemen, wie z. B. Dynamics CRM Online, Dropbox, Github, Google Calendar, Project Online, SharePoint, Trello, Wunderlist usw., zu erstellen. Hier kann man sehr gespannt in die Zukunft schauen und auf weitere Funktionalitäten hoffen. Das Potenzial ist sehr groß.

Microsoft Office 365 Video

In Office 365 steht auch ein Video-Portal zur Verfügung. Man kann Video-Kanäle erstellen, Videos hochladen, Videos teilen und diese natürlich auch wiedergeben. Die Vergabe von Berechtigungen und eine Integration zu Yammer ist über die Oberfläche durch wenige Klicks konfigurierbar.

Microsoft Sway

Hierbei handelt es sich um eine „Digital Storytelling“-Anwendung. Es lassen sich schnell und einfach Präsentationen erstellen, die dann über eine App oder Weboberfläche dargestellt werden können. Bilder und Material aus anderen Quellen, wie z. B. Bing, YouTube, Twitter, können schnell eingefügt werden. Ansonsten bestehen die Präsentationen aus Text. Es besteht nicht die Möglichkeit, wie bei PowerPoint Diagramme, Prozesse usw. abzubilden. Diese könnten lediglich als Bild eingefügt werden.

Fazit

Mit Office 365-Lizenzen erhält man eine ganze Reihe an Anwendungen und Services. Ein großer Vorteil ist die Bereitstellung der jeweils aktuellen Version der einzelnen Produkte durch Microsoft. Die stetige Weiterentwicklung kann somit in der Regel sofort eingesetzt werden.

Ob sich ein Einsatz von Office 365 für einen selbst und das Unternehmen lohnt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Zum ist der Preis von Bedeutung und zum anderen muss man die Funktionalitäten und Anforderungen prüfen und mit den analogen On-Premises-Systemen vergleichen, wobei nicht alle Anwendungen und Services auch On-Premises zur Verfügung stehen.

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Kategorie: SharePoint | Schlagwörter: , , | Kommentare: 4

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Kommentare

  • 10.08.2016 von Klaus Muster

    Nicht ganz richtig
    * Access ist erst ab E-Pläne enthalten.

    Bestandteil aller Pläne ist immer ein Microsoft Office-Paket
    * Auch nicht richtig

    • 11.08.2016 von Patrick Sender

      Guten Tag Herr Klaus Muster,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich beziehe mich in diesem Beitrag ausschließlich auf die E-Pläne (ist auch entsprechend im Beitrag vermerkt). Ein Office-Paket ist in allen E-Plänen enthalten, entweder als Office Online oder als Client-Installation. Gerne können Sie mir Ihre Quellen zur Überprüfung nennen.

      Viele Grüße und besten Dank,
      Patrick Sender

  • 23.08.2016 von Klaus Muster

    Hallo Herr Sender,

    alles kein Problem und haben auch völlig Recht!

    Nur für einen (Kunde) der keine Ahnung hat, würde er es etwas falsch verstehen. Evtl. sollte man hier (Bestandteil aller Pläne ist immer ein Microsoft Office-Paket "aller E-Pläne"). Es gibt noch so viele Kunden die mit dem Begriff Office 365 völlig falsch verstehen. Erlebe ich jeden Tag, sonst ist der Artikel sehr gut beschrieben.

    Mit den besten Grüße

    • 23.08.2016 von Patrick Sender

      Hallo Herr Muster,

      Vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich habe es entsprechend angepasst, um Missverständnisse zu vermeiden.

      Viele Grüße und besten Dank,
      Patrick Sender