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< Beitrag von Dirk Theisen

Auslaufmodell in SharePoint Online: Mysite-Aufgaben-Aggregation

Unter dem zunächst harmlos erscheinenden Titel „We’re making some changes to SharePoint Online“ findet sich seit einigen Wochen eine Meldung im Office 365-Nachrichtencenter. Sieht man sich diese etwas genauer an, so sind der Inhalt und die Auswirkungen weitaus weniger harmlos…

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Was bedeutet dies genau? Mit der aktuellen SharePoint-Generation wurde die Mysite u.a. um einen Navigationslink „Aufgaben“ erweitert.

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Klickt man auf diesen, so gelangt man zu einer Übersicht aller seiner Aufgaben aus SharePoint, Project Server und Exchange (ab 2013). Für diese Aufgaben-Übersicht ist der „Aufgabenverwaltungsdienst“ (engl. Work Management Service) zuständig, welcher die genannten Systeme nach Aufgaben absucht und diese auf der Mysite aggregiert.

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Diese Funktion wird nach der Detailbeschreibung zur Meldung von Microsoft in SharePoint Online nun in zwei Stufen entfernt: Zunächst wird in den nächsten Wochen der Hyperlink zu den Aufgaben auf der Mysite verschwinden. Dieser kann jedoch über die Funktion „Links bearbeiten“ wieder händisch zur Navigation hinzugefügt werden, indem man auf die Seite „AllTasks.aspx“ innerhalb der persönlichen Mysite verweist, als vollständige URL dann in dieser Form:

https://Firmenname-My.SharePoint.com/Personal/Benutzername_Firmenname_onmicrosoft_com/AllTasks.aspx

In ca. einem Jahr wird jedoch auch die gesamte Übersichtsseite „AllTasks.aspx“ inkl. der Aggregations-Dienste entfernt, sodass die Aufgaben-Konsolidierung dann in Gänze nicht mehr zur Verfügung steht.

Warum diese Funktion nun nach erst knapp zwei Jahren Lebenszeit wieder eingestampft wird, erfährt man von Microsoft leider nicht und ist mir persönlich ein Rätsel. Bei vielen unserer Kunden ist insbesondere diese Funktion ein großer Mehrwert der 2013er-MySites und wird sehr häufig genutzt – auch wenn die Funktion mit Sicherheit noch nicht in vollkommener Perfektion implementiert war und „room for improvement“ in künftigen Versionen/Releases hatte. Zwar sind On-Premise-Kunden nicht direkt betroffen, jedoch lässt sich stark bezweifeln, ob die Aufgaben-Aggregation in der nächsten SharePoint-Generation weiterentwickelt oder überhaupt noch vorhanden sein wird – schade!

Was sind sinnvolle Alternativen?

Zunächst einmal gibt es zahlreiche Drittanbieter-Lösungen zur Aufgaben-Aggregation, welche größtenteils aus der Zeit vor SharePoint 2013 stammen. Diese basieren zumeist auf Echtzeit-Abfragen über das Server-Objekt-Modell. Auch wenn dies für kleine Umgebungen oder innerhalb einer Site-Collection zunächst eine effektive Lösung des Problems darstellt, so ist dieser Zugriff insbesondere bei komplexeren Umgebungen sowie bei Site-Collection übergreifender Aggregation sehr ressourcenintensiv. Ein sehr interessanter und effizienterer Ansatz scheint daher der Weg über Suchergebnisse verbunden mit angepassten Display-Templates zu sein.

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